Cuentas por cobrar: Representa la cuenta para anotar el monto de los ingresos por ventas y /o presentaciones de servicios al crédito, incluyendo el ITBMS si lo hay y los abonos recibidos de los clientes.
Documentos por Cobrar: Cuenta que identifica cobro por la venta de un bien y /o servicio prestados debidamente documentada, lo cual se ha firmado letras de cambios y /o pagares con fecha de vencimiento.
Vendió a crédito según factura N°756de 10 de agosto de 20x0, B/ 2,000.00 en mercancía gravada 7% luego, al 31 de diciembre de 20x0, no canceló el importe correspondiente a esta venta, razón por la cual decidió dar de baja esta cuenta.
Registro de diario para reconocer el ingreso y la cuenta por cobrar:
Libro Diario
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Fecha
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Descripción
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Ref.
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Debito
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Crédito
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10-ago-20x0
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Cuentas por Cobrar
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2,140.00
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Ventas gravadas 7%
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2,000.00
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Tesoro Nacional ITBMS
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140.00
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Para registrar ventas al crédito según N°756
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Registro de diario para reconocer las cuentas malas al 31 de diciembre del 20x0:
Libro de Diario
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Fecha
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Descripción
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Ref.
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Debito
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Crédito
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31-dic-20x0
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Provisión (gasto) para cuentas malas
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2,000.00
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Tesoro Nacional ITBMS
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140.00
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Cuentas por Cobrar
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2,140.00
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Para registrar cuentas por cobrar dadas de baja como incobrable de la fact.N°756
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el ITBMS, al registrar al débito de la cuenta Tesoro Nacional ITBMS, deberá incluirse en el formulario 430 en la línea que corresponde a los descuentos y devoluciones, reconociéndose como crédito fiscal.
En la relación con el reconocimiento de las cuentas malas, es necesario atender los requisitos que establece el mencionado artículo 15 del Decreto N°59 de 1077, cuando dispone:
- Las cuentas por cobrar deben estar debidamente contabilizadas y en su momento debieron declararse como operaciones gravadas con el impuesto.
- Debe probarse la insolvencia del deudor o la prescripción de la deuda. Se considera que hay insolvencia cuando hay cesación de pagos, quiebra desaparición del deudor, inicio de cobro judicial, paralización de labores del deudor y otras situaciones que deberán probarse ante las autoridades.
Cuentas Incobrables
Se considera el monto que la empresa no ha podido cobrar o estima una proporción de las cuentas por cobrar como incobrable a través del tiempo. En este sentido citamos los artículos del Decreto Ejecutivo N°170 (27 de Octubre de 1993) Gaceta Oficial N°.22, 412 del 12 de noviembre de 1993.
Artículo 32. Cuentas Incobrables
El contribuyente podrá deducir las cuentas incobrables optando por uno de los siguientes dos sistemas:
- Cargando a ganancias y pérdidas el valor de dichas cuentas en el año fiscal; o
- Cargando anualmente una cifra a ganancias y pérdidas para la constitución de una reserva destinada a hacer frente a contingencias de esa naturaleza, según lo establecido en el artículo 34 de este Decreto.
Artículo 33. Requisitos para la imputación anual de las cuentas incobrables o ganancias y pérdidas.
- Haber sido cuentas productoras de renta gravable;
- Estar debidamente contabilizadas y haber sido computadas como renta bruta; y
- Que el contribuyente compruebe la insolvencia del deudor o la prescripción de la deuda.
Presto servicios profesionales por la suma de B/:1,750.00 el 1 de febrero de 20x0. Al 31 de diciembre el saldo de las cuentas por cobrar es por B/.18,750.00;sin embargo, se conoce que no tiene la capacidad financiera para cubrir el saldo pendiente, ya que había quebrado y por ende cerrado sus operaciones.
A esa misma fecha el saldo era por B/.750.00 pendiente de cobro. El procedimiento contable sobre la fase del Artículo 33 de Decreto 170, será reconocer un gasto sobre cuentas incobrables y rebajar el saldo de las cuentas por cobrar, tal como lo presentamos en la siguiente ilustración:
Libro de Diario
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fecha
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Libro de diario
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Ref.
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debito
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Crédito
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31-Dic 20x0
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Gastos de Cuentas Incobrables
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750.00
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Cuentas por cobrar
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750.00
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Para registrar eliminación del saldo de cuentas por cobrar
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Artículo 34. Constitución de una reserva para cuentas incobrables
Si de acuerdo con el Artículo 32 de este Decreto el contribuyente optare por el sistema de consumir una reserva para hacer frente a las cuentas incobrables, solo será deducible como gasto anual una provisión equivalente por uno por ciento (1%) del total de las ventas al crédito de bienes o prestaciones de servicios realizadas en cada año fiscal. En ningún momento, el saldo de esta reserva ser mayor del diez, por ciento (10%) del saldo de las cuentas y documentos por cobrar comerciales al finalizar el año fiscal.
Es importante aclarar a los estudiosos de este tema, que no es obligatorio para los entes económicos establecer una reserva o provisión para las cuentas incobrables o malas, sin embargo , si lo aplicaría , debe cumplir con lo establecido en el Articulo 34 antes mencionado.
Aplicar el Artículo 34 del decreto 170 de octubre de 1993 para calcular y actualizar la provisión de las cuentas incobrables. Las ventas al crédito fueron B/.105,000.00 del año.
Venta al crédito del periodo
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105,000.00
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1%
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1,050.00
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Cuentas por Cobrar
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9,950.00
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Menos ajuste cheque 6015
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1,200.00
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Saldo correcto de cuentas por cobrar
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8,750.00
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10%
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875.00
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La estimación o reserva para las cuentas incobrables o incobrables para el año 20x0 será por B/:875.00 lo cual debe reconocer el gasto y la reserva como lo indica en el siguiente registro de diario.
Libro de Diario
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fecha
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Detalle
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Ref.
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debito
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Crédito
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31-Dic 20x0
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Gastos de Cuentas Incobrables
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875.00
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Reserva para cuentas incobrables
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850.00
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Para registrar la reserva para las cuentas malas del año
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Recuerde que al analizar la reserva para cuentas incobrables para los años posteriores a su creación debe tenerse en cuenta el saldo que se presentaba anteriormente y actualizado. Esta actualización puede aumentar la reserva, aplicando un gasto por la diferencia; o bien, puede disminuirla, aplicando un ingreso adicional que por lo general se considera contablemente como otros ingresos.
