PARA LOS
ESTUDIANTES DE PRESUPUESTO OPERATIVO Y FINANCIERO CURSO DE VERANO 2020
El presupuesto operativo es la predicción de
ganancias y de egresos de un determinado negocio. Es de gran utilidad
hacer proyecciones del flujo monetario, ya que solo de esta manera se
puede administrar eficientemente los recursos de una empresa.
Vale decirse que los presupuestos de este tipo se
suelen hacer siempre a corto plazo, pero se van concatenando en el largo
plazo. Por eso, son una herramienta sumamente eficaz para lograr la
administración correcta de los recursos y capital.
Una de las bases de estos presupuestos son las
llamadas proyecciones. ¿En qué consisten? Se trata de hacer estimaciones
de ingresos y de gastos al futuro. Esta manera de hacer predicciones del flujo
monetario hace que se pueda hacer planes para el funcionamiento de una
compañía. Por ello, siempre se suelen hacer para estimar el desenvolvimiento de
una empresa a mediano o extendido plazo.
OBJETIVOS DE UN PRESUPUESTO
OPERATIVO
Son varios los objetivos de un presupuesto
de este tipo. Por ello, queremos mostrar a nuestros lectores algunos de los
objetivos medulares en estos casos:
- Lo
primero es asegurar el crecimiento de la empresa, todo presupuesto
tiene este objetivo. Debe pronosticar los ingresos y en caso contrario,
dar a entender las causas y soluciones a los problemas que impiden el
crecimiento empresarial.
- Este
tipo de presupuesto es una suerte de mapa para que los
ejecutivos tomen decisiones que ayuden al éxito de una
determinada compañía.
- Permite
saber cómo se desenvuelve el flujo de efectivo, de manera que las
personas sepan cómo mover e invertir el dinero de una empresa. Por
ejemplo, es una magnífica manera de prever el instante cuando resulta
necesario solicitar un préstamo, o si la compañía puede cubrir sus
compromisos con su propio capital.
- Permite
tomar decisiones tales como: contratar nueva mano de obra, comprar
activos, pedir préstamos, aumentar los niveles de producción.
- Evitar
posibles pérdidas en el flujo del efectivo, siendo precavidos y saber
cuándo los ingresos de una empresa posiblemente estén bajos.
LOS GASTOS DE CAPITAL
Son los gastos operativos, necesarios para el
funcionamiento de una empresa. Muchas veces, están imbricados con la compra de
activos fijos, teniendo en cuenta que son gastos que implican una larga
duración. Es decir, la maquinaria o inmuebles que se compren deben durar varios
años, pues de lo contrario son gastos que no resultan beneficiosos.
Un factor de suma importancia en este aspecto es
la depreciación. Tener en cuenta cuánto tarda en perder valor un
determinado bien es un factor medular en los gastos de capital.
Los tres casos antes indicados (presupuesto del
efectivo, balance presupuestado y gastos de capital) representan las tres
variables esenciales de un presupuesto financiero. A continuación, vamos a
indicar cómo elaborarlo, los elementos que lo componen
Cómo hacer un presupuesto financiero
Hay que tener siempre algo en cuenta: antes de
elaborar los presupuestos financieros, es menester calcular el presupuesto
operativo. Este último es el que refleja las actividades que generan los
ingresos de una determinada compañía. Solo con el presupuesto operativo, se
logra predecir
En buena medida, los elementos de este tipo de
presupuesto tienen mucho que ver con la manera de elaborarlo. Por ello, ponemos
un listado con estos elementos a continuación.
ELEMENTOS DEL PRESUPUESTO
FINANCIERO
¡Listo! Ya sabes lo que es un presupuesto
financiero. Necesitas ahora saber sus elementos para poder calcularlo de manera
correcta. Tales elementos los indicamos en la siguiente
lista:
- El
plan estratégico de la empresa: todo presupuesto de finanzas debe
saber cuál es el plan de la empresa en general. Por ello, el presupuesto
se calcula en base a los pasos de este plan.
- Un
pronóstico de ingresos: se necesita hacer un estimado de los
ingresos. Para ello, se puede hacer una revisión del histórico de ganancias
de una empresa, así como ver las expectativas de ganancia en las últimas
acciones de la compañía.
- Un
pronóstico de gastos: no solo es necesario saber cuánto se va a
ganar, pues también es de gran utilidad conocer la cantidad de gastos
necesarios para el funcionamiento de una empresa. Solo de esa manera se
puede hacer un balance, el cual debe ser positivo. ¿Qué significa esto
último? Pues, que se necesita tener más ingresos que egresos. Lo que falta
saber es: ¿qué tan amplia debe ser la ganancia para mantener los gastos
operativos de la empresa?
- Pronóstico
del flujo de efectivo: la empresa necesita saber cuánto efectivo va a
poseer. El efectivo implica liquidez, por ende, no siempre es de gran
utilidad contar con cuentas por pagar, pues lo que resulta necesario para
invertir es el dinero. Este capital es el que se usa para hacer
inversiones o pagar deudas.
- Presupuesto
de las áreas de la empresa: cada área de la empresa (infraestructura,
producción, marketing,) debe dar su presupuesto anual. La unión de tales
presupuestos conforma el llamado balance presupuestado, el cual
describimos previamente en este mismo post.
- Plazos
para las revisiones: sucede que el presupuesto financiero debe ser
revisado cada cierto tiempo. Por ello, al elaborarlo hay que colocar si la
revisión del mismo se efectúa mensual, trimestral o semestral.
Con los tópicos antes indicados, se tienen los
principales elementos que han de conformar un verdadero presupuesto de
finanzas. Para ser más educativos al respecto, mostramos a continuación un
ejemplo sobre este asunto.
Ejemplo de presupuesto financiero
Un buen presupuesto de este tipo debe abarcar la más
amplia gama de aspectos. Entre los tópicos que deben mostrarse en las
partidas de tal presupuesto tenemos los siguientes:
- Ingresos,
los cuales a su vez se categorizan en ventas, negocios y servicios. Es predecir,
los diversos elementos a partir de los cuales se generan entradas de
capital a la empresa.
- Costos
de producción, es decir, todo lo que es necesario invertir para tener el
producto final elaborado y a la venta.
- Los gastos
de funcionamiento, los cuales pueden incluir tópicos como alquileres,
nómina, marketing.
Un buen presupuesto de finanzas debe
abarcar plazos de revisión. Cada cierto tiempo debe ser estimado y
evaluado, cotejando si el plan trazado en el presupuesto es en realidad útil o
si hay que variarlo. Por ello, estos presupuestos van hermanados al plan
financiero de la empresa. En tal sentido, han de tener opciones en caso de
alguna contingencia: Plan A, Plan B, Plan C.
La elaboración de un presupuesto de finanzas
requiere de personas experimentadas y que sepan llevar a cabo sus funciones de
manera correcta. No es una simple actividad de
contabilidad elemental, sino que amerita cierto nivel de planificación.
Igualmente, capacidad de pronosticar de manera correcta los ingresos y
gastos en los que incurre toda empresa.
Con todo lo que hemos indicado, se puede tener en
cuenta la manera de elaborar un buen presupuesto y tener en cuenta
las variables a lo largo de un año.
EL
PROCESO PRESUPUESTARIO
El proceso presupuestario tiende a reflejar de una
forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto
plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la
perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que
permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la organización.
Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los
planes de toda la organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar
la actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad. El proceso
culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evalúa el resultado
de las acciones emprendidas
permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajuste que posibilite la
fijación de nuevos objetivos.
Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos
factores, sin embargo cabe destacar dos que pueden tener la consideración de
"requisitos imprescindibles"; así, por un lado, es necesario que la
empresa tenga configurada una estructura organizativa
clara y coherente, a través de la que se vertebrará todo el proceso de
asignación y delimitación de responsabilidades. Un programa de
presupuesto será más eficaz en tanto en cuanto se puedan asignar adecuadamente
las responsabilidades, para lo cual, necesariamente, tendrá que contar con una
estructura organizativa perfectamente definida.
El proceso de planificación presupuestaria
de la empresa varía mucho dependiendo del tipo de organización de que se trate,
sin embargo, con carácter general,
se puede afirmar que consiste en un proceso secuencial integrado por etapas:
· Definición
y transmisión de las directrices generales a los responsables de la preparación
de los presupuestos: La dirección general, o
la dirección estratégica, es la responsable de transmitir a cada área de
actividad las instrucciones generales, para que éstas puedan diseñar sus
planes, programas, y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas
a cada área de responsabilidad, o área de
actividad, dependen de la planificación estratégica y
de las políticas generales
de la empresa fijadas a largo plazo.
· Elaboración
de planes, programas y presupuestos: A partir de las directrices recibidas, y
ya aceptadas, cada responsable elaborará el presupuesto considerando las
distintas acciones que deben emprender para poder cumplir
los objetivos marcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes
correspondientes a cada área de actividad, se planteen distintas alternativas
que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del
entorno, o de las variables que vayan
a configurar dichos planes.
· Negociación
de los presupuestos: La negociación es un
proceso que va de abajo hacia arriba, en donde, a través de fases iterativas
sucesivas, cada uno de los niveles jerárquicos consolida los distintos planes,
programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores.
· Coordinación
de los presupuestos: A través de este proceso se comprueba la coherencia de
cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si fuera
necesario, las modificaciones necesarias y así alcanzar el adecuado equilibrio entre las
distintas áreas.
· Aprobación
de los presupuestos: La aprobación, por parte de la dirección general, de las
previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar
los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, así como los
resultados previstos en base de la actividad que se va a desarrollar.
· Seguimiento
y actualización de los presupuestos: Una vez aprobado el presupuesto es
necesario llevar a cabo un seguimiento o un control de la evolución de cada
una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las
previsiones. Este seguimiento permitirá corregir las situaciones y actuaciones
desfavorables, y fijar las nuevas previsiones que pudieran derivarse del nuevo
contexto.
