Para los estudiantes de Administración de Empresas del Modulo de Contabilidad 311
Que entregaron sus trabajos; Pueden retirarlos en la Secretaria Administrativa, corregidos
a partir de mañana 27 de mayo de 2016.


Profesor Efraín Garrido

DILIGENCIA DE APERTURA

El artículo 7 del decreto ejecutivo No. 34 del 6 de abril de 1998 establece que los libros utilizados para los registros de contabilidad deberán cumplir con los siguientes requisitos:

1. Estar encuadernados
2. Estar debidamente foliados de manera pre impresa
3. Consignar en la primera página o folio, la persona titular y /o responsables, una Diligencia de Apertura con la siguiente información.

Como ejemplo que se ha procedido con Diligencia de apertura del Libro Diario de la empresa ZAIDZAP, S.A.

 

 

MULTAS y SANCIONES

 

La Ley6 del febrero de 2005, establece la norma por el incumplimiento de mantener actualizado los registros de contabilidad.

 

Artículo 28.  El artículo 754 del Código Fiscal queda así:

                Artículo 754.

                …..

La sanción por no tener registros de contabilidad al día, corresponderá a una multa de 100 balboas (B/.100.00) a quinientos balboas (B/.500.00) por cada mes de atraso. Se entiende que dichos registros deben estar actualizados dentro de los sesenta (60) días siguientes al cierre de cada mes.

CONTABILIDAD GENERAL
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Libros Oficiales

Son Aquellos libros indispensables que según el Artículo 2 del Decreto Ejecutivo No. 34 de 6 de abril de 1998, establece para todo tipo de empresa.

1. El Libro Diario
2. El Libro Mayor
3. El Libro de Registro de Actas

Libro Diario

Es un libro contable donde se recogen, día a día o por resumen mensual, las transacciones económicas de una empresa. Se usa para registrar las diferentes transacciones en forma cronológica por fecha de cada evento o transacción.

Libro Mayor

Es un libro contable en el cual se identifican en forma individual cada uno de los movimientos de débito y crédito de las cuentas, sobre las transacciones registradas en el Libro Diario.

Relación e interpretación entre libro Diario y El Mayor.

Cada libro de contabilidad debe estar identificado en cada página con un folio secuencialmente y pre impreso. De esta forma se puede interpretar la relación del libro Diario y Mayor a través de la columna de referencia, que indica el número de página de cada una de las transacciones anotadas.

Libro Diario

Fecha	Detalle	Ref.	Débito	Crédito
1-Feb-20x0	Banco Nacional	2	10,000.00
	Capital en acciones	10		10,000.00
	Para registrar en el balance inicial

 Libro Mayor

Banco Nacional

Fecha	Detalle	Ref.	Débito	Fecha	Detalle	Ref.	Crédito
1-Feb-20x0		2	10,000.00

 Capital en Acción

Fecha	Detalle	Ref.	Débito	Fecha	Detalle	Ref.	Crédito
				1-Feb-20x0		2	10,000.00

 Libro de Registro de Actas: libro donde se anotan todos los acuerdos tomados en cada una de las reuniones de accionistas, partícipe, socios y directores; iniciándose con la Escritura de Constitución de la Sociedad o Pacto Social; consignado:

La fecha de la citación previa o renuncia a la misma.

1. Fecha y lugar donde se tomaron los acuerdos.
2. Forma en que los participantes estuvieron en comunicación.
3. Circunstancias que conduzcan al exacto conocimiento de lo acordado.
4. Nombres de las personas que actuaron como presidente y secretario. (Artículo 71, 86 y 203 del código de comercio).
   Libro de Registro de Acciones, Accionistas o Cuotas de Participación Patrimonial o Social.: Libro de registro y control de las acciones, cuotas de participación patrimonial o social, en el mismo deberá expresar lo siguiente:

Los titulares de las acciones nominativas debidamente identificados, el número y clase o naturaleza del título, cantidad o porcentaje que represente y el monto pagado.

1. Los demás título que emita la sociedad, su clase o naturaleza, condiciones o cantidad emitida.
    

Multas por no llevar libros; la ley N°6 de 2 de febrero de 2005 – equidad fiscal, establece las multas por no llevar libros de registros de contabilidad y señala:

 Artículo 754: serán sancionados con multas de cien balboas (B/.100.00) a quinientos balboas (B/.500.00) los contribuyentes que no lleven libros de contabilidad ni registros de sus operaciones, no practiquen inventario de sus haberes o no presenten estado de cuenta, estando obligados a hacerlo.

 Libros Auxiliares

Diarios Auxiliares o especiales: Son aquellos diarios que separadamente llevan registros de las operaciones que representan un volumen alto de actividades del negocio y que por lo general están en el área de ventas o servicios, compras, ingresos y egresos de efectivo.

Libro Auxiliar de Ventas al Crédito

Permite registrar todas las facturas de ventas y/o servicios y el número de columnas depende de las exigencias del negocio.

 Libro Auxiliar de Caja – Ingresos:

Se anotarán todo efectivo recibido en concepto de ventas o servicios al contado, abonos de los clientas y otros ingresos.

Caja Ingresos

Fecha	Detalle	Ref.	Cuentas por Cobrar	Ventas Contado	Otros Ingresos	Tesoro Nacional ITBMS	Caja
			Crédito	Crédito	Crédito	Crédito	Crédito
			(1)	(2)	(3)	(4)	(5)

 

Libro Auxiliar de Caja – Egreso (Banco): También conocido como diario egreso de caja y/o Libro de banco; es donde re registran todas las salidas (desembolsos) de efectivo.

Caja Egreso

Fecha	Detalle	Ref.	Banco	Cuentas por Pagar	Compras	Tesoro Nacional ITBMS	General
			Débito	Débito	Débito	Débito	Débito
			(1)	(2)	(3)	(4)	(5)

 Mayores Auxiliares

Mayores Auxiliares de Cuentas por cobrar:

Libro que consta de tres columnas con saldo débito, donde se anotan las facturas de ventas o servicios a crédito de cada cliente de la empresa.

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________1_Cliente:__________________________________________________________________________Dirección: ________________________________________________________________________

Fecha	Descripción	Ref.	Débito	Crédito	Saldo Débito
			(1)	(2)	(3)

1. Se anotan las ventas y/o servicios al crédito incluyendo al valor del ITBMS.
2. Se anotan los valores recibidos de los clientes.
3. Presenta el saldo del cliente actualizado.
   Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar:
    
   Libro que consta de tres columnas con saldo crédito, donde se anotan las facturas de compra y/o servicios a crédito de cada proveedor de la empresa. Se anota los pagos realizados para mantener el saldo actualizado.
    
   Libro Auxiliar de Gastos:
    
   Este libro se utilizará siempre y cuando los registros de cada uno de los gastos hayan sido anotados en una sola cuenta del mayor denominado gastos generales o administrativos, debe tener tres columnas máximo.
    
   Mayor Auxiliar Propiedades, Planta y Equipo:
    
   Este libro se utilizará para mantener el control de vida de cada uno de los bienes duraderos de la empresa, desde el momento de su adquisición hasta su eliminación o darle de baja.
    
    
   Registro de Contabilidad por Medios Tecnológicos
   Los registros de contabilidad realizados por los medios electrónicos o tecnológicos deberán quedar, además, copiando en la película, microficha o en el disco u otro medio tecnológico adecuado, en forma nítida, integra, permanente y con absoluta fidelidad.  

1. A estos efectos, la tecnología de los equipos que se utilicen en los registros de contabilidad, deberán garantizar:

 Que los registros queden grabados de manera irreversible e inalterable.

1. La conservación del registro por el plazo que señale la ley.
2. La recuperación del registro.
3. Los procedimientos de verificación o prueba de los equipos utilizados.

 No Obstante, en prevención de casos fortuitos, fuerza mayor o cualquier otro hecho previsible y al previo cumplimiento de solemnidades legales o requisitos, los registros de contabilidad y las actas, también podrán imprimirse de forma inmediata al Acto que lo origino, sin perjuicio de lo dispuesto en el Articulo 3 y 6  del citado Decreto Ejecutivo, en cuanto a la conservación de los mismos. (Artículo 71 del Código de Comercio, 44 del decreto Ley 5 de 1997).

1. El uso del sistema de registro de contabilidad por los medios electrónico, computadoras o tecnológicos, deberán ser avalado por un Contador Público Autorizado, de conformidad con la Resolución N°201-909 de 24 de julio de 1996 expedida por la Dirección General de Ingresos, certificando en su parte inicial que seguirán las normas de contabilidad generalmente aceptadas en la República de Panamá.
2. A estos efectos la persona titular de los registro, deberá conservar a disposición de la Dirección General de Ingresos, la documentación completa de los programas o aplicación y la certificación del Contador Público Autorizado.
   Interrelación de los Módulos con el Libro Mayor (Sistema de Contabilidad por Computadora)
    

Módulo de Banco: se procesan todas las transacciones relacionadas con los depósitos bancarios, cheques girados, notas de débito, y notas de crédito, que afectan los ingresos de dinero a través de los depósitos de venta y/o servicios al contado, cuentas por cobrar por ventas y/o servicios al crédito, así como también las salida de dinero por transacciones de compras y/o servicios al contado y abonos a proveedores.

• Módulo de Compras: se procesan las operaciones relacionadas con las adquisiciones al contado y al crédito. Este módulo se interrelaciona con los módulos de Banco, Compra e Inventarios y el Auxiliar de Cuentas por Cobra.
• Módulo de Ventas: se procesan las operaciones relacionadas con las ventas y/o servicios al contado y crédito y, se interrelaciona con los módulos de Banco, inventarios y el auxiliar de cuentas por cobrar.
• Módulo de Propiedades, Planta y Equipo: Control de la vida útil del activo fijo tangible a través de la depreciación y esta interrelacionado con el módulo de compras, Banco y el Auxiliar de cuentas por pagar.
• Módulo de Planilla: Control, laborar de los empleados (funcionarios) para el cálculo preparación y pago de los salarios, está interrelacionado con el Módulo de Banco.
   
   Contabilidad Actualizada y Refrendo

Se Consideran los registros de contabilidad actualizados, cuando las transacciones del mes se encuentren anotadas en los libros indispensables o medios magnéticos dentro de los 60 días siguientes al mes correspondientes.

 Para comprender ampliamente el concepto de contabilidad actualizada y refrendo citamos el artículo 13 de la resolución 201-1990 de 21 de julio de 1998 que dicta así:

Que los registros contables están al día cuando sus entradas están hechas mensualmente, los registros indispensables, dentro de los sesenta (60) días siguientes al mes correspondientes.

1. Por refrendo del Contador Público Autorizado, la confirmación que con su firma hace la persona que es reconocida como idónea, de conformidad con la ley 57 de 1978 t el decreto 26 de 1984, para hacer constar hechos, acto, transacciones o situaciones que están debidamente asentadas o registradas en los registros de contabilidad.