Componentes del Control Interno
El control
interno consta de cinco componentes interrelacionados, que se derivan de la
forma como la administración maneja el ente, y están integrados a los procesos
administrativos, los cuales se clasifican:
a) Ambiente de
control
b) Evaluación de
riesgos
c) Actividades
de control
d) Información y
comunicación
e) Supervisión y
seguimiento.
El control
interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los
componentes afecta sólo al siguiente, sino en un proceso multidireccional
repetitivo y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros y
conforman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones
cambiantes.
De esta manera,
el control interno difiere por ente y tamaño y por sus culturas y filosofías de
administración. Así, mientras todas las entidades necesitan de cada uno de los
componentes para mantener el control sobre sus actividades, el sistema de
control interno de una entidad generalmente se percibirá muy diferente al de
otra.
Ambiente de
control
Consiste en el
establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del
personal con respecto al control de sus actividades.
Es en esencia el
principal elemento sobre el que se sustenta o actúan los otros Cuatro
componentes e indispensable, a su vez, para la realización de los propios
objetivos de control.
Integridad y valores éticos.
Tienen como propósito establecer los valores éticos y de conducta que se espera
de todos los miembros de la organización durante el desempeño de sus
actividades, ya que la efectividad del control depende de la integridad y
valores del personal que lo diseña, y le da seguimiento.
- Es importante tener en cuenta la forma en que son comunicados y fortalecidos estos valores éticos y de conducta. La participación de la alta administración es clave en este asunto, ya que su presencia dominante fija pautas a través de su ejemplo. La gente imita a sus líderes.
- Debe tenerse cuidado con aquellos factores que pueden inducir a conductas adversas a los valores éticos como pueden ser: controles débiles o inexistencia de ellos, alta descentralización sin el respaldo del control requerido, debilidad de la función de auditoría, inexistencia o inadecuadas sanciones para quienes actúan inapropiadamente.
- Competencia. Son los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente sus tareas.
- Junta Directiva. Consejo de Administración y/o comité de auditorio. Debido a que estos órganos fijan los criterios que perfilan el ambiente de control, es determinante que sus miembros cuenten con la experiencia, dedicación y compromisos necesarios para tomar las acciones adecuadas e interactúen con los auditores internos y externos.
Filosofía administrativa y estilo
de operación. Los factores más relevantes son las actitudes mostradas hacia la
información financiera, el procesamiento de la información, y los principios y
criterios contables, entre otros.
Otros elementos
que influyen en el ambiente de control son: estructura organizativa, delegación
de autoridad y de responsabilidad y políticas y prácticas del recurso humano.
Evaluación de
riesgos
Es la
identificación Y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos
y la base para determinar la forma en que tales riegos deben ser mejorados. Así
mismo, se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar
riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el
entorno de la organización como en el interior de la misma.
En toda entidad
es indispensable el establecimiento de objetivos tanto globales de la
organización como de actividades relevantes, obteniendo con ello una base sobre
la cual sean identificados y analizados los factores de riesgo que amenazan su
oportuno cumplimiento.
Toda entidad
enfrenta una variedad de riesgos provenientes tanto de fuentes externas como
internas que deben ser evaluados por la gerencia. La gerencia establece
objetivos generales y específicos e identifica y analiza los riesgos de que
dichos objetivos no se logren o afecten su capacidad para:
- Salvaguardar sus bienes y recursos
- Mantener ventaja ante la competencia
- Construir y conservar su imagen
- Incrementar y mantener su solidez financiera
Mantener su crecimiento
Objetivos
La importancia
que tiene este componente en cualquier organización es evidente, ya que
representa la orientación básica de todos los recursos y esfuerzos y
proporciona una base sólida para un control interno efectivo. La fijación de
objetivos es el camino adecuado para identificar factores críticos de éxito.
Una vez que tales factores han sido identificados, la gerencia tiene la
responsabilidad de establecer criterios para medirlos y prevenir su posible
ocurrencia a través de mecanismos de control e información, a fin de estar
enfocando permanentemente tales factores críticos de éxito.
Las categorías
de los objetivos son las siguientes:
- Objetivos de cumplimiento. Están dirigidos a la adherencia a leyes y reglamentos, así como también a las políticas emitidas por la administración.
- Objetivos de operación. Son aquellos relacionados con la efectividad y eficacia de las operaciones de la organización.
- Objetivos de la información financiera. Se refieren a la obtención de información financiera confiable.
Son aquellas que realiza la gerencia. y
demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades
asignadas. Estas actividades están expresadas en las políticas, sistemas y
procedimientos.
Ejemplos de estas actividades son la
aprobación, Ia autorización, la verificación, la conciliación, la inspección,
la revisión de indicadores, de rendimiento, la salvaguarda de los recursos, la
segregación de funciones, la supervisión y entrenamiento adecuado.
Actividades de control
Políticas Y procedimientos que se
desarrollan a través de toda la organización y garantizan que las directrices
de la gerencia se lleven a cabo y los riesgos se administren de manera que se
cumplan los objetivos
Incluyen actividades preventivas,
detectivas y correctivas tales como:
• Análisis de registros de información
• Verificaciones
• Aprobaciones y autorizaciones
• Reconciliaciones
• Segregación de funciones
• Salvaguarda de activos
• Indicadores de desempeño
• Revisión de desempeños operacionales
• Seguridades físicas
• Revisiones de informes de actividades y
desempeño
• Controles sobre procesamiento de
información
• Fianzas y seguros
Sistemas de información y comunicación
Los sistemas de
información están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden a uno o
más objetivos de control. De manera amplia, se considera que existen controles
generales y controles de aplicación sobre los sistemas de información.
Controles generales
Tienen como propósito
asegurar una operación y continuidad adecuada, e incluyen el control sobre el
centro de procesamiento de datos y su seguridad física, contratación y
mantenimiento del hardware y software, así como la operación propiamente dicha.
También se relacionan con las funciones de desarrollo y mantenimiento de
sistemas, soporte técnico, administración de base de datos, contingencia y
otros.
Controles de
aplicación
Están dirigidos
hacia el interior de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento,
integridad y confiabilidad, mediante la autorización y validación
correspondiente. Desde luego estos controles cubren las aplicaciones destinadas
a las interfaces con otros sistemas de los que reciben o entregan información.
Los sistemas de
información y tecnología son y serán sin duda un medio para incrementar la
productividad y competitividad. Ciertos hallazgos sugieren que la integración
de la estrategia, la estructura organizacional y la tecnología de información
es un concepto clave para el nuevo siglo.
Supervisión y
monitoreo
En general, los
sistemas de control están diseñados para operar en determinadas circunstancias.
Claro está que para ello se tomaron en consideración los objetivos, riesgos y
las limitaciones inherentes al control; sin embargo, las condiciones
evolucionan debido tanto a factores externos como internos, provocando con ello
que los controles pierdan su eficiencia.
Supervisión y
evaluación sistemática de los componentes
La realización
de las actividades diarias permite observar si efectivamente los objetivos de
control se están cumpliendo y si los riesgos se están considerando I
adecuadamente. Los niveles de supervisión y gerencia juegan un papel importante
al respecto, ya que ellos son quienes deben concluir si el sistema de control
es efectivo o ha dejado de serio, tomando las acciones de corrección o mejoramiento
que el caso exige.
