miércoles, 1 de junio de 2016



CONTABLIDAD : PROCEDIMIENTOS Y METODOS CONTABLES






 


BANCO


En contabilidad,  la cuenta de Banco es conocida como el efectivo custodiado por una entidad o empresa crediticia, sea estatal o privada.  Esta cuenta aumenta por el lado del débito a través de los depósitos bancarios productos de las ventas al contado, cobros recibidos, aporte de los accionistas o dueños de la empresa, nota de crédito y ajuste por omisión o errores. También se acredita por los cheques girados, notas de crédito, ajustes por omisión o errores.


Banco
1.    Depósitos
1.Cheques girados
2.    Ajustes por notas de créditos
2.Ajustes por notas de débitos
3.    Ajustes por error u omisiones
3.Ajustes por error u omisiones


 


Cuentas Corrientes (sistema de chequera).


Chequera es una “cuenta de depósito a la vista que exige la utilización de cheques para retirar fondos”


Las personas o personas que proceden a utilizar los servicios de cuentas corrientes u otras cuentas de una institución bancaria,  deben llenar los requisitos que la misma exija,  como nombrar a las personas autorizadas para reiterar efectivo o realizar cualquier otra transacción.  En este sentido las personas autorizadas deberán llenar tres tarjetas con los datos personales y las firmas que los acrediten como responsables de cualquier movimiento;  o sea, tramitar las firmas autorizadas para los cheques que gira la empresa,  así como cualquier otra documentación.


 


Procedimientos para la preparación de la conciliación bancaria.


 


A toda empresa que utilice el sistema de control de efectivo,  a través de una cuenta corriente (sistema de chequera),  se le recomienda que maneje sus entradas y salidas de efectivo por medio de un libro de tres columnas que identifique las entradas por el débito,  las salidas por el crédito,  así como una columna para presentar el saldo a una fecha determinada.


 


Para una mejor comprensión, daremos el siguiente ejemplo correspondiente a Centro Comercial, S.A. y sus transacciones de efectivo durante el mes de agosto de 20x0 en el Banco Villa.


 


El saldo conciliado al 31 de julio es de B/.8,320.50. A continuación  las transacciones de agosto de 20x0:


 


  1. El 2 de agosto se giró el cheque No.1525 por B/. 2,300.00 a Monagre, S.A. para abonar a saldo pendiente.
  2. El 3 de agosto se depositó la suma de B/.6,700.00 en concepto de venta al contado ITBMS 5% incluido, de 2 agosto. Depósito No. 356.
  3. El 8 de agosto se giró el cheque No.1526 a Distribuidora Roja, S.A. por compras de mercancía para la venta, por B/.2,500.00, ITBMS 5% incluido.
  4. El 11 de agosto se giró el cheque No. 1527 a Jorge Díaz en concepto de alquiler de oficina del mes de agosto,  por B/.250.00,  ITBMS 5% incluido.
  5. El 13 de agosto se depositó la suma de B/.5,500.00 en concepto de cobros del día 12 de agosto 20x0. Depósito N°357.
  6. El 19 de agosto se giró el cheque N°1528 a PC Computers, S.A., por la compra equipo de informática, B/.1,230.00 ITBMS 5% incluido.
  7. El 20 de agosto se giró el cheque N° 1529 a Laura Suite por B/.800.00 en concepto de servicios prestados.
  8. El 23 de agosto se giró el cheque N°1530 a Bijoux, S.A., por la suma de B/.850.00 en concepto de abono a cuenta.
  9. El 26 de agosto se giró el cheque N°1531 a Dalanni, S.A., por la compra de mercancía para la venta por la suma de B/.1,350.00, factura N°333, ITBMS 5% incluido.
  10. El 26 de agosto se giró el cheque N°1532 a Femacoda, S.A., por la compra de equipos de oficina por B/.1,200.00, ITBMS incluido.
  11. El 26 de agosto se giró el cheque N°1533 a Berfu, .S.A. por la suma de B/.1,800.50, por remodelación de oficinas.
  12. El 27 de agosto se giró el cheque N°1534 a Reparaciones, S.A.,  por B/.650.00, por reparaciones de equipos.
  13. El 28 de agosto se giró el cheque N° 1535 al Tesoro Municipal por B/.300.00 en concepto de impuestos municipales.
  14. El 29 de agosto se giró el cheque N°1536 por B/.1,500.00 al Tesoro Nacional en concepto de 3era Partida del Impuesto sobre la renta estimada.
  15. El 30 de agosto se giró el cheque N°1537 a Josue Paz por B/.3,500.00 en concepto de pago de planilla.
  16. El 30 de agosto se depositó la suma de B/.1,600.00 en concepto de facturas de ventas al contado ITBMS 5% incluido. Deposito N°358.
  17. El 31 de agosto se giró el cheque N° 1538 a Cables & Wireless por la suma de B/.350.00 por servicios telefónicos.
  18. El 31 de agosto se giro el cheque N°1539 a Edemet por servicios eléctricos de agosto por B/.495.10.


 


 


 


 


 


 


 


 


Libro de Banco
Banco Villa
Fecha
Descripción
Ref.
Débito
Crédito
Saldo
31-jul-20X0
Saldo conciliado
 
 
 
8,320.50
2-ago-20x0
Monagre, S.A.
1525
 
2,300.00
6,020.50
3-ago-20x0
Depósito N°356
356
6,700.00
 
12,720.50
8-ago-20x0
Distribuidora Roja,S.A.
 
1526
 
2,500.00
10,220.50
12-ago-20x0
Jorge Díaz
1527
 
525.00
9,695.50
13-ago-20x0
Depósito N° 357
357
5,500.00
 
15,195.50
19-ago-20x0
PC Computers
1528
 
1,230.00
13,965.50
20-ago-20x0
Laura Suite
1529
 
800.00
13,165.50
23-ago-20x0
Depósitos X,S.A.
1530
 
850.00
12,315.50
26-ago-20x0
Dalanni, S.A
1531
 
1,350.00
10,965.50
26-ago-20x0
Súper ABC
1532
 
1,200.00
9,765.00
26-ago-20x0
Berfu, S.A.
1533
 
1,800.50
9,965.00
27-ago-20x0
Reparaciones, S.A.
1534
 
650.00
7,315.00
28-ago-20x0
Municipio de Panamá
 
1535
 
1,600.00
 
300.00
 
7,015.00
29-ago-20x0
Tesoro Nacional
1537
 
1,500.00
5,515.00
30-ago-20x0
Depósito N°358
358
 
 
7,115.00
30-ago-20x0
Josué Paz (Planilla)
1536
 
3,500.00
3,615.00
31-ago-20x0
Cables & Wireless
1538
 
350.00
3,265.00
31-ago-20x0
Edemet, S.A.
1539
 
495.10
2,769.50
 
 
 
 
 
 


 


Libro de Banco de la empresa antes de preparar la conciliación bancaria


Este libro proporciona mayor facilidad para verificar las diferentes transacciones realizadas en cada mes para conciliarlas con las que presentan las instituciones  bancarias a través de los estados de cuentas mensuales.  En esta forma podemos determinar si los registros contables son correctos o si ha existido alguna omisión,  para proceder a actualizar la cuenta de efectivo en banco.


Para mayor comprensión, a continuación detallamos algunos conceptos que forman parte de una cuenta corriente y por ende la preparación de la conciliación bancaria.


  1. Depósitos: Los conforma el efectivo que recibe la empresa diariamente por concepto de ventas al contado y cobros,  menos aquellos gastos o pagos autorizados realizados por caja, que son enviados al banco para su custodia por medio de hojas (slip) de depósitos.
  2. Depósitos en tránsito: Son los depósitos que la empresa tiene registrados en sus libros y el banco,  por alguna razón,  no lo ha recibido y por ende no han sido registrados.  Por lo general,  estos depósitos corresponden a los últimos días del mes y probablemente al llegar al banco, este no los considero para el mes corriente,  sino para el siguiente.
  3. Cheques girados: Se consideran los cheques emitidos por la empresa en concepto de compras al contado,  pagos a terceros o abonos.
  4. Cheque en circulación: Cheques girados por la empresa que,  a la empresa en concepto de compras al contado,  pagos a terceros o abonos.
  5. Cheque certificado: Cheque cuyo pago al beneficiario es garantizado por el banco por medio de un endoso o garantía real.  Supone una obligación de pago para el banco,  haciéndose el cargo de forma inmediata al cuentahabiente (cliente). Se considera para los efectos de la conciliación,  un cheque pagado.
  6. Cheques de gerencia: Documento emitido por un Banco, adquirido por un cliente con la finalidad de garantizar cualquiera transacción financiera y puede ser negociado por el comercio nacional y/o internacional.
  7. Nota de crédito: Se llama así al documento que envía al banco a sus cuentahabientes (clientes) para aumentar el efectivo bajo su custodia,  por transacciones como: intereses ganados,  cobros de documentos (Documentos por Cobrar),  cobros de facturas (Cuentas por Cobrar),  remesas de tarjeta débito y/o crédito, diferencias en depósitos (Sobrantes de Depósitos Nocturnos), préstamos solicitados, etcétera.
  8. Notas de débito: Documento que envía el banco a sus clientes en concepto de disminución del efectivo bajo su custodia,  por operaciones tales como: intereses pagados, pagos de documentos,  cheques devueltos, cargos bancarios, diferencias en depósitos (Faltante en Depósitos Nocturnos), cargos por tarjeta debito y/o crédito, carta de crédito (Documento por Pagar), pagos de obligaciones, etcétera.
  9. ACH: Se conoce como la red electrónica que permite realizar transacciones financieras con cargos débitos y/o crédito.  Es utilizado por las empresas para realizar pagos de planillas y/o a proveedores. ACH es Automated Clearing House, concepto en inglés que traducido al español significa Casa de Compensación Automatizada.
  10. Carta de Crédito: Instrumento financiero emitido por un Banco a petición de un proveedor, en el que el banco garantiza cancelar a un beneficiario contra la presentación de los documentos especificados en una carta de crédito.  Su uso es generalmente en las importaciones de bienes.
  11. Ajustes: Registros para corregir errores u omisiones de los tenedores de libros,  que pueden provocar una diferencia en los saldos de las cuentas.


Objetivo de la conciliación bancaria:  La finalidad de la conciliación bancaria es verificar en una forma razonable las operaciones realizadas con el efectivo en banco y la presentación en una forma actualizada de la cuenta en el Balance General,  de tal manera que los ejecutivos de la empresa observen positivamente la disponibilidad de su efectivo en el banco.


Para ilustrar el ejemplo presentamos el estado de cuenta de Banco Villa correspondiente al mes de agosto de 20x0 de Hannpa, S.A.


 


Centro Comercial, S.A.                                                          Banco Villa
Apartado 00834-00248                                                Apartado 003724-111, Panamá
Panamá, Panamá                                                           Vía España, Edificio Don
                                                                                           Teléfono: 999-1111
Cuenta: 09-00-00-000888-5                                 Resumen de la Cuenta
 
Fecha    desde 1 de agosto 20x0                Saldo inicio de mes                              B/. 8,320.50
            hasta 31 de agosto 20x0                 Cheque y N/D                                          19,785.81
                                                                     Depósitos y N/D                                      13,409.85
                                                                     Saldo fin de mes                                  B/.1,944.54
 
Fecha
Ref.
Detalle
Débitos(-)
Cheques
Créditos(+)
Depósitos
Saldo
31-jul
 
Saldo
 
 
8,320.50
3-ago
356
 
 
6,900.00
 
11-ago
1527
 
525.00
 
14,695.50
11-ago
1525
 
2,100.00
 
12,595.50
11-ago
1526
 
2,500.00
 
10,095.50
14-ago
357
 
 
5,500.00
15,595.50
24-ago
1530
 
850.00
 
14,745.50
24-ago
1529
 
900.00
 
13,845.50
24-ago
1528
 
1,230.00
 
12,615.50
27-ago
1531
 
1,350.00
 
11,265.50
28-ago
1532
 
1,200.00
 
10,065.50
28-ago
1533
 
1,800.50
 
8,265.00
29-ago
ACH
 
 
659.60
8,924.60
30-ago
ACH
 
 
350.25
9,274.85
30-ago
1535
 
300.00
 
8,974.85
30-ago
1534
 
650.00
 
8,324.85
30-ago
1537
 
1,500.00
 
6,824.85
30-ago
ACH
 
1,375.80
 
5,449.05
31-ago
1536
 
3,500.00
 
1,949.05
31-ago
N/D
 
1.30
 
1,947.75
31-ago
N/D
 
3.21
 
1,944.54


 


En la revisión realizada en los registros que muestra el Libro de Banco de la Empresa y el Estado de cuenta del Banco, detectamos lo siguiente:


  1. El deposito N°358 de 30 de agosto no ha sido registrado por el Banco.
  2. Los Cheques Nos. 1538 y 1539 no han sido pagados por el Banco.
  3. El deposito N°356 fue registrado por la empresa por B/.6,700.00; sin embargo, la hoja de depósito y el estado de cuenta del banco indican que el deposito realmente fue efectuado por la suma de B/.6,900.00.
  4. Se encontraron notas de créditos no contabilizadas por la empresa  por Cobro de tarjeta de débitos y créditos B/.689.60 y Cobro de pagarés B/.350.25
  5. Se encontró notas de créditos no contabilizadas por la empresa por: Pagaré B/.1,375.80 y timbres fiscales B/.1.20.
  6. El cheque N°1525 emitido a Monagre, S.A., registrado en la empresa por B/.2,300.00 y realmente pagado por B/.2,100.00
  7. El cheque N°1529,  registrado en la empresa por B/.800.00 y realmente pagado por B/.900.00


Con la información proporcionada podemos presentar tres modelos de conciliaciones bancarias.


Conciliar libro versus banco.  Este sistema de revisar los movimientos del efectivo en las cuentas bancarias tiene como propósito determinar y localizar omisiones o errores a igual que verificar que todas las notas de créditos o débitos hayan sido registradas en los libros de la empresa y,  en caso contrario, efectuar el registro.


Esta forma de conciliar las cuentas de efectivo en banco se compone de dos partes.  La primera,  presenta información de las diferentes transacciones de efectivo producto de las operaciones normales de la empresa tales como: depósitos del mes, cheques girados, notas de créditos y/o débitos, errores y omisiones localizados, así como también presenta el saldo en efectivo conciliado al mes anterior.  La segunda parte,  contiene información de cuenta que envía al banco a cada uno de sus clientes.  Con esta información se proceda a verificar cada una de las operaciones efectuadas por el banco,  con lo cual localizamos: cheques en circulación, depósitos en tránsito, omisiones y errores.


Ilustración 6.7


 
CENTRO COMERCIAL, S.A.
Conciliación Bancaria – Banco Villa
31 Agosto de 20x0
(en balboas)
 
   Saldo en libro al 31 de julio 20x0                                                                                                 8,320.50
   MAS:                                                                                                                13,800.00
        Depósitos del mes                                                        
        Notas de Créditos
             ACH Remesa de Tarjeta                                            659.60
             ACH Cobro de Pagaré                                               350.25
             Total de Notas de Crédito                                                                        1,009.85
        Ajustes de errores
              Deposito N° 356                                                        200.00
              Cheque N°1525                                                         200.00
              Total de ajustes                                                                                         400.00
              Total depósitos, N/C y ajustes del mes                                                                           15,209.85
              Sub total                                                                                                                          23,530.35                                                                                                                 
    MENOS
        Cheques girados del mes                                                                           19,350.60
        Notas de Débitos
              ACH Cancela letra de cambio                                 1,375.80
              N/D Timbres fiscales                                                      1.30
              N/D Comisiones                                                              3.21
              Total de notas de débitos                                                                        1,380.31
         Ajustes:
               Cheque N° 1529                                                                                       100.00
               Total de cheques girados N/D y ajustes del mes                                                          20,830.91
____________________________________________________________________________________
    Saldo conciliado en el libro al 31-ago-20x0                                                                            2,699.44
    Saldo en banco al 31 de agosto de 20x0                                                                                    1,944.54
    MAS:
                 Depósitos N°358 de 30-ago-20x0                                                          1,600.00
                 Total de depósitos en tránsito                                                                                         1,600.00                                  
                 Subtotal                                                                                                                           3,544.54                                                                                                                        
                          
 
      Menos cheques en circulación:
                                                          1538                           350.00
                                                          1539                           495.10
                Total de cheques en circulación                                                                                          845.10
_____Saldo conciliado en banco al 31-ago-20x0                                                                                     2,699.44__
 


 


Ilustración 6.8


Fecha
Descripción
Ref
Débito
Crédito
31-ago-20x0
Banco Villa
 
1,009.85
 
 
    Cuentas por cobrar - Tarjetas
 
 
659.60
 
    Documentos por cobrar
 
 
350.25
 
Para registrar nota de crédito del mes
 
 
 
31-ago-20x0
Banco Villa
 
400.00
 
 
    Caja general
 
 
200.00
 
    Servicios prestados
 
 
200.00
 
Para corregir error en registro del Depósito N°356
 
 
 
 
y cheque N°1525
 
 
 
31-ago-20x0
Documentos por pagar
 
1,375.80
 
 
Timbres fiscales
 
1.30
 
 
Comisiones bancaria
 
3.21
 
 
     Banco Villa
 
 
1,380.31
 
Para registrar notas de débitos del mes
 
 
 
31-ago-20x0
Servicios prestados
 
100.00
 
 
     Banco Villa
 
 
100.00
 
Para corregir error en registro del cheque N°1529
 
 
 


 


En seguida observamos cómo deben actualizarse en el libro de bando de la empresa una vez cumplido con el proceso de conciliación bancaria,  lo cual obliga actualizar el saldo,  tal como lo mostramos en la ilustración 6.9


Ilustración 6.9


Libro de Banco
Banco Villa
Fecha
Descripción
Ref.
Débito
Crédito
Saldo
31-jul-20X0
Saldo conciliado
 
 
 
8,320.50
2-ago-20x0
Monagre, S.A.
1525
 
2,300.00
6,020.50
3-ago-20x0
Depósito N°356
356
6,700.00
 
12,720.50
8-ago-20x0
Distribuidora Roja,S.A.
 
1526
 
2,500.00
10,220.50
12-ago-20x0
Jorge Díaz
1527
 
525.00
9,695.50
13-ago-20x0
Depósito N° 357
357
5,500.00
 
15,195.50
19-ago-20x0
PC Computers
1528
 
1,230.00
13,965.50
20-ago-20x0
Laura Suite
1529
 
800.00
13,165.50
23-ago-20x0
Depósitos X,S.A.
1530
 
850.00
12,315.50
26-ago-20x0
Dalanni, S.A
1531
 
1,350.00
10,965.50
26-ago-20x0
Súper ABC
1532
 
1,200.00
9,765.00
26-ago-20x0
Berfu, S.A.
1533
 
1,800.50
9,965.00
27-ago-20x0
Reparaciones, S.A.
1534
 
650.00
7,315.00
 
28-ago-20x0
 
Municipio de Panamá
 
1535
 
1,600.00
 
300.00
 
7,015.00
29-ago-20x0
Tesoro Nacional
1537
 
1,500.00
5,515.00
30-ago-20x0
Depósito N°358
358
 
 
7,115.00
30-ago-20x0
Josué Paz (Planilla)
1536
 
3,500.00
3,615.00
31-ago-20x0
Cables & Wireless
1538
 
350.00
3,265.00
31-ago-20x0
Edemet, S.A.
1539
 
495.10
2,769.50
31-ago-20x0
Remesa de tarjetas
NC
659.60
 
3,429.50
31-ago-20x0
Cobro de pagaré
NC
350.25
 
3,779.75
31-ago-20x0
Pago letra de cambio
ND
 
1,375.80
2,403.95
31-ago-20x0
Timbres fiscales
ND
 
1.30
2,402.65
31-ago-20x0
Comisiones
ND
 
3.21
2,399.44
31-ago-20x0
Corrección deposito 356
AJ
200.00
 
2,599.44
31-ago-20x0
Corrección Cheque N°1525
AJ
200.00
 
2,799.44
31-ago-20x0
Corrección Cheque N°1525
AJ
 
100.00
2,699.44


 


Libro de Banco de la empresa después de la conciliación bancaria


También observamos el movimiento de la cuenta de Banco Villa antes de la conciliación bancaria (ilustración 6.10) y después de la conciliación bancaria (ilustración 6.11)


Observamos los registros de contabilidad en el libro Mayor de la Empresa, antes de actualizar la cuenta Banco, o sea, antes de preparar la conciliación bancaria (ilustración 6.10)


Ilustración 6.10


BANCO VILLA


Fecha
Detalle
Ref
Débito
Fecha
Detalle
Ref.
Crédito
Jul-31
Saldo
 
8,320.50
Ago-2
CK 1525
 
2,300.00
Ago-3
Dep 356
 
6,700.00
        8
CK 1526
 
2,500.00
       13
Dep 357
 
5,500.00
      12
CK 1527
 
525.00
       30
Dep 358
 
1,600.00
      19
CK 1528
 
1,230.00
 
 
 
 
      20
CK 1529
 
800.00
 
 
 
 
      23
CK 1530
 
850.00
 
 
 
 
      26
CK 1531
 
1,350.00
 
 
 
 
      26
CK 1532
 
1,200.00
 
 
 
 
      26
CK 1533
 
1,800.50
 
 
 
 
      27
CK 1534
 
650.00
 
 
 
 
      28
CK 1535
 
300.00
 
 
 
 
      29
CK 1536
 
3,500.00
 
 
 
 
      30
CK 1537
 
1,500.00
 
 
 
 
      31
CK 1538
 
350.00
 
 
 
 
      31
CK 1539
 
495.10
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
19,350.60
Total débito                                                    22,120.50
Total de crédito                                   19,350.60
Saldo en libro antes de la conciliación            2,769.90
 


 


 


 


 


 


Ilustración 6.11


BANCO VILLA


Fecha
Detalle
Ref
Débito
Fecha
Detalle
Ref.
Crédito
Jul-31
Saldo
 
8,320.50
Ago-2
CK 1525
 
2,300.00
Ago-3
Dep 356
 
6,700.00
        8
CK 1526
 
2,500.00
       13
Dep 357
 
5,500.00
      12
CK 1527
 
525.00
       30
Dep 358
 
1,600.00
      19
CK 1528
 
1,230.00
       31
 
 
659.60
      20
CK 1529
 
800.00
       31
 
 
350.25
      23
CK 1530
 
850.00
       31
 
 
200.00
      26
CK 1531
 
1,350.00
       31
 
 
200.00
      26
CK 1532
 
1,200.00
 
 
 
 
      26
CK 1533
 
1,800.50
 
 
 
 
      27
CK 1534
 
650.00
 
 
 
 
      28
CK 1535
 
300.00
 
 
 
 
      29
CK 1536
 
3,500.00
 
 
 
 
      30
CK 1537
 
1,500.00
 
 
 
 
      31
CK 1538
 
350.00
 
 
 
 
      31
CK 1539
 
495.10
 
 
 
 
      31
 
 
 
 
 
 
 
      31
 
 
19,350.60
 
 
 
 
      31
 
 
 
 
 
 
 
      31
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Total débito                                                    23,530.35
Total de crédito                                   20,830.91
Saldo en libro antes de la conciliación            2,699.44
 


 


 


 

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