PARA LOS ESTUDIANTES DE DETECCIÓN Y PREVENSÍÓN DE FRAUDES

Enfoque tradicional

Del control interno

Objetivos del control interno

"El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos

y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos,

que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se

Desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración".

De acuerdo a lo anterior, los objetivos básicos son:

• Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.
• Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.
• Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas
• Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Elementos del control interno

Las finalidades Principales Incluyen controles administrativos y contables ya en el capítulo de "actividades económicas y la empresa" clasificando su enfoque bajo los elementos de control interno de organización, sistemas y procedimientos, personal y supervisión.

Organización ·         Dirección	Sistema y Procedimiento ·         Manuales de Procedimientos
·         Asignación de Responsabilidades	·         Sistema
·         Agresión de deberes	·         Formas
·         Condición Personal ·         Selección	·         Informe Supervisión ·         Interna
·         Capacitación	·         Externa
·         Eficiencia	·         Auto control
·         Moralidad
·         Retribución

 Explicación técnica de elementos básicos del sistema de control interno

Elemento de organización

Un plan lógico y claro de las funciones organizacionales que establezca líneas claras de autoridad y responsabilidad para las unidades de la organización y para los empleados, y que segregue las funciones de registro y custodia.

Elementos, sistemas y procedimientos

Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y procedimientos seguros para registrar sus resultados en términos financieros

Elementos de personal

• Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de cada unidad de personas, dentro de la organización.
• Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.
• Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.

Elementos de supervisión

• Una efectiva unidad de auditoría independiente, hasta donde sea posible y factible, de las operaciones examinadas o procedimientos de autocontrol en las dependencias administrativas y de apoyo logístico.

Como aplicaciones al enfoque utilizado en la evaluación de control interno tradicional, se agrega la adenda siguiente como guía de aplicación.

Normas y principios de control interno tradicional

-Aplicaciones empresariales-

Generales	Específicos
·         Garantía Razonable	·         Documentación
·         Respaldo	·         Registro adecuado de oportuno de las transacciones y hechos
·         Personal competente	·         Autorización y ejecución de las transacciones y hechos
·         Objetivo de control	·         División de tareas (segregación)
·         Vigilancia de los controles	·         Supervisión
·         Acceso a los recursos y registros antes los mimos

Normas universales de control interno por áreas de Balance'

Efectivo

Normas universales para lograr control interno sobre las operaciones de caja.

• Registrar los ingresos en forma inmediata.
• Depositar intactos los ingresos diarios.
• Separar el manejo de efectivo del mantenimiento de registros contables.
• No permitir que ninguna persona maneje una operación desde su iniciación hasta su conclusión.
• Centralizar, tanto como sea posible, la recepción de efectivo.
• Colocar las cajas registradoras en forma tal que los clientes puedan observar las cantidades registradas.
• Efectuar todos los desembolsos por medio de cheques, con excepción de caja chica.
• Establecer que las conciliaciones bancarias se efectúen por personas que no sean responsables de la emisión de cheques o del manejo de efectivo.

Otros controles de caja

• El control interno sobre las ventas de contado.
• El Jineteo y los desfalcos.
• Control Interno sobre las cobranzas a clientes.
• Situaciones que conducen al jineteo.
• Procedimientos de auditoría diseñados para descubrir el jineteo.

El control interno sobre los desembolsos

Para asegurar cabalmente los beneficios del control interno que se encuentran implícitos en la utilización de cheques, se sugieren los siguientes procedimientos:

• Los cheques deberán ser prenumerados y toda la numeración controlada, los cheques cancelados deberán ser inutilizados y archivados en la secuencia normal de los cheques pagados.
• La cantidad deberá ser impresa en todos los cheques con una máquina protectora. Esta práctica impide la alteración de los cheques.
• Podrán requerirse dos firmas en cada cheque.

Esta salvaguardia parece estar cayendo en desuso, probablemente debido a que la segunda firma tiende a ser un acto superficial, por ejemplo, un ejecutivo, antes de salir de viaje de negocios, puede firmar algunos cheques en blanco dejándolos en manos de otro funcionario con firma autorizada.

• Los funcionarios autorizados para firmar los cheques deberán revisar la documentación comprobatoria y perforar tales documentos en el momento de firmar, con el fin de prevenir una segunda presentación de estos mismos documentos.
• El funcionario que firma cheques deberá mantener control sobre los mismos hasta el momento en que son puestos en el correo. Normalmente, el cheque llega a manos del funcionario completo en todos sus detalles con excepción de la firma. Es imperativo que los cheques firmados no regresen a la custodia del empleado que los preparó.
• Las conciliaciones en el manejo de ingresos o desembolsos y los estados de cuenta del banco deberán ser recibidos directamente por tal empleado y sin haber sido abiertos.

Descubiertos de fraude en los desembolsos

• La gerencia y el auditor deberán estar alertas para descubrir prácticas como las siguientes:
• La emisión de cheques no registrados.
• La omisión en la conciliación bancaria de cheques en circulación.
• El pago doble de comprobantes.
• Preparación y pago de comprobantes falsos.
• Disminución de los descuentos sobre compras.
• Aumento de los totales en las columnas de crédito a caja, acompañado de la disminución del efectivo recibido.
• El desfalco por medio de cheques no registrados.

• La disminución de las devoluciones y bonificaciones sobre compras,
• acompañada por la sustracción de una cantidad de efectivo equivalente.
• La falsificación de cheques y la obtención de firmas autorizadas en cheques en blanco.
• El aumento en las cantidades de los comprobantes.

Cuentas por cobrar y transacciones de ventas: documentos por cobrar

El control interno en las transacciones de ventas y cuentas por cobrar

Usualmente el control interno se logra mejor con una división de funciones, de tal manera que diferentes departamentos o individuos sean responsables de:

• La preparación del pedido de venta
• Aprobación del crédito
• Salida de la mercancía del almacén
• Embarque
• Facturación
• Verificación de la factura
• Mantenimiento de cuentas control
• Operación del auxiliar de clientes.

Resumen de los controles internos

Para resumir esta discusión, un adecuado sistema de control interno sobre

transacciones de ventas y cuentas por cobrar, generalmente incluirá lo siguiente:

• Una organización estructural que provea la segregación de las funciones de crédito y cobranzas, embarques, facturación, recepción de efectivo, contabilización de cuentas por cobrar y mantenimiento de las cuentas control del mayor.
• Adecuados procedimientos de autorización para la concesión de crédito. Una oportuna facturación a clientes, de todos los embarques efectuados
• La utilización de documentos de embarque y facturas prenumeradas, y una política para el control de tales números de serie.
• La verificación independiente de cantidades, precios y precisión aritmética de las facturas.

• La utilización de información independiente, para los pases a las cuentas control del mayor y a los auxiliares de clientes.
• La sistemática preparación de una relación de cuentas por cobrar, clasificada por antigüedad de saldos, para ser revisada por la administración.
• La aprobación de todas las devoluciones, bonificaciones y cancelaciones de cuentas Incobrables, por los ejecutivos apropiados.
• Un efectivo control de las cuentas canceladas.

Informes para uso de la gerencia

• Estos informes, usualmente incluirán una relación de cuentas por cobrar clasificadas por antigüedad de saldos con el importe en pesos de cada clasificación expresando como un porcentaje del total de cuentas por cobrar (indicadores).
• Análisis cuentas canceladas como incobrables.
• Análisis de las solicitudes de créditos presentadas por los clientes, clasificadas por número de aprobadas y de rechazadas.

Inventarios

El control físico

• La función de recepción
• La función de almacenaje
• La función de expedición
• La función de proceso
• La función de embarque

El control con base en registros

• El sistema de contabilidad de costos
• El sistema de inventarios perpetuos
• El sistema de producción

Procedimientos de control interno relativos a inventarios

Los registros de inventarios pueden correlacionarse con el registro de pedidos pendientes, mostrando en las tarjetas de inventario las cantidades que han sido pedidas. Esto contribuirá a evitar la sobrexistencia proveniente de la duplicación de pedidos.

Deberán mantenerse registros por separado para las mercancías en

consignación en bodegas exteriores, con subcontratistas, o mercancías que, por otras circunstancias, se encuentran en otros lugares. Deberán requerirse informes semanales o mensuales de las personas encargadas de la custodia de tales mercancías, y efectuarse pruebas selectivas de las cantidades, en caso de que sea factible. Todos los embarques enviados a tales consignatarios deberán quedar evidenciados por recibidos y firmados.

Los procedimientos de información deberán diseñarse en forma tal que faciliten el mantenimiento de una adecuada cobertura de seguros sobre los inventarios. Las constantes fluctuaciones en la cantidad y valor de los inventarios crean un problema especial en cuanto a la obtención de una adecuada, aunque no excesiva cobertura de seguros. El continuo reporte delos valores de los inventarios en las diferentes localidades, facilita tanto la obtención de seguros como la presentación de reclamaciones.

Reportes para uso de la gerencia

Se pueden citar como casos típicos de otros reportes internos relativos a los inventarios:

• Una relación de los compromisos de compra
• Variaciones en los inventarios y reducción en precios establecidos
• Substanciales variaciones en precios
• Variaciones entre el inventario en libros y el inventario físico.

Documentos por pagar

Gastos por intereses y pasivos de contingencia

Designación por el Consejo de Administración, de dos o tres funcionarios que tengan autoridad para la emisión y renovación de documentos.

• Establecimiento del importe del máximo por el cual los funcionarios designados pueden emitir un documento.
• Mantenimiento de un registro de documentos por pagar que contenga
• información detallada acerca de cada documento emitido.
• Conciliación periódica de los documentos por pagar pendientes con la cuenta de control mayor, por un empleado que no sea responsable del mantenimiento de los ingresos.
• Autorización de los comprobantes por concepto de gastos por intereses tanto por el tesorero como por el contador.
• Retención y archivo de los originales de todos los documentos pagados.

Reportes para uso de la gerencia

Mensualmente deben prepararse reportes (o quizá aún más frecuentemente) por el Departamento de Contabilidad, enlistando todos los documentos por pagar pendientes. Los reportes pueden ser divididos en varias secciones, como sigue:

Una relación de los documentos por pagar pendientes a la fecha del reporte anterior y detalles de cualquier colateral gravado para garantizar estos documentos.

Una cédula de pagos, de principal e intereses, efectuados durante el mes en curso. La eliminación de garantías colaterales sobre documentos retirados durante el mes deberá ser indicada.

Una lista de nuevos documentos emitidos y antiguos documentos renovados durante el mes en curso.

Una lista de los documentos actualmente pendientes.

Una comparación de los gastos por concepto de intereses del mes en curso y de la~ Cifras acumuladas hasta la fecha con las cifras correspondientes al año anterior. Las cifras de gastos por intereses deberán relacionarse con el importe promedio de documentos por pagar pendientes durante cada período.