Los principales elementos del
presupuesto son:
•Es un plan, esto significa
que el presupuesto expresa lo que la administración tratará de realizar.
•Integrador. Indica que toma
en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de las
áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que
el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se
identifica con el objetivo total de la organización, a este proceso se le
conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo
integran.
•Coordinador. Significa que
los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados
conjuntamente y en armonía.
•En términos monetarios:
significa que debe ser expresado en unidades monetarias.
•Operaciones: uno de los
objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los
ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir.
Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.
•Recursos: No es suficiente
con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los
recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra,
con la planeación financiera que incluya:
1. Presupuesto de Efectivo.
2. Presupuesto de adiciones de
activos.
•Dentro de un periodo futuro
determinado.
El Presupuesto Maestro
El presupuesto maestro está
integrado básicamente por dos áreas que son:
1. El presupuesto de
operación.
2. El presupuesto financiero.
El Presupuesto de Operación
El presupuesto maestro está
constituido por dos presupuestos, el presupuesto de operación y el presupuesto
financiero. El primero de ellos se refiere propiamente a las actividades de
producir, vender y administrar la organización, que son las actividades típicas
a través de las cuáles una empresa realiza su misión de ofrecer productos o
servicios a la sociedad.
Dichas actividades dan origen
a los presupuestos de ventas, de producción, de compras, de requerimientos de
materia prima, de mano de obra, de gastos indirectos y los gastos de operación,
costos de ventas.
Estos a su vez requieren ser
resumidos en un reporte que permita a la administración, conocer hacia dónde se
dirigirán los esfuerzos en torno a la operación de la compañía, lo cual se
logra a través del Estado de Resultados presupuestado.
El presupuesto de ventas
La organización deberá
determinar el comportamiento de su demanda, es decir, conocer qué se espera que
haga el mercado, al concluir con esto, podrá elaborar un presupuesto propio de
producción.
Normalmente se realiza este
procedimiento en la mayoría de las empresas, ya que cuentan con una capacidad
ociosa, es decir que la demanda es menor que la capacidad instalada para
producir.
Existen casos en que las
empresas elaboran el presupuesto de producción como primer paso.
También están las empresas del
sector público que presupuestan primeramente sus gastos o necesidades y con
base en ello determinan los ingresos que habrán de recaudar por vía impositiva
Para desarrollar el
presupuesto de ventas es recomendable la siguiente secuencia:
1. Determinar claramente el
objetivo que desea lograr la empresa con respecto al nivel de ventas en un
periodo determinado, así como las estrategias que se desarrollarán para
lograrlo.
2. Realizar un estudio del
futuro de la demanda, apoyado en ciertos métodos que garanticen la objetividad
de los datos, como análisis de regresión y correlación, análisis de la
industria, análisis de la economía, etc.
3. Basándose en los datos
deseados para el futuro que generó el pronóstico y en el juicio profesional de
los ejecutivos de ventas, elaborar el presupuesto de éstas tratando de
dividirlo por zonas, divisiones, líneas, etcétera, de tal forma que se facilite
su ejecución.
Una vez aceptado el presupuesto
de ventas, debe comunicarse a todas las áreas de la organización para que se
planifique el presupuesto de insumos.
Presupuesto
de producción
Una vez que ya se determinó el
presupuesto de ventas, se debe elaborar el plan de producción. Éste es
importante ya que de él depende todo el plan de requerimientos con respecto a
los diferentes insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo.
Para determinar la cantidad
que se debe producir de cada una de las líneas que se vende la organización,
hay que considerar las siguientes variables:
•Ventas presupuestadas de cada
línea.
•Inventarios finales deseados
para cada tipo de línea.
•Inventarios iniciales con que
se cuente para cada línea.
Presupuesto de Producción por
línea
Ventas presupuestadas + Inventario final deseado de Arts. Terminados – Inventario inicial de Arts. Terminados. = Presupuesto de producción por línea
La fórmula anterior supone que
los inventarios en proceso tienen cambios poco significativos. De no ser así,
se deberían considerar dentro del análisis para determinar la producción de
cada línea.
Hasta ahora se ha planteado la
necesidad de conocer los niveles de inventarios al principio y al final del
periodo productivo, sin embargo, dentro de dicho periodo hay que determinar
cuál es la política deseada por cada empresa con respecto a la producción.
Las políticas más comunes son:
•Producción estable e
inventario variable.
•Producción variable e
inventario estable.
•Combinación de las dos
anteriores.
Presupuesto de necesidades de
materia prima y de compras
Una vez concluido el
presupuesto de producción, se puede diagnosticar las necesidades de los
diferentes insumos.
El presupuesto de
requerimientos de materia prima se debe expresar en unidades monetarias una vez
que el departamento de compras defina el precio al que se va a adquirir, lo
cual constituye el costo del material presupuestado.
En este presupuesto se incluye
únicamente el material directo, ya que los materiales indirectos (lubricantes,
accesorios, etc.) se incorporan en el presupuesto de gastos indirectos de
fabricación.
Presupuesto de mano de obra
directa
Este presupuesto trata de
diagnosticar claramente las necesidades de recursos humanos y cómo actuar, de
acuerdo con dicho diagnóstico para satisfacer los requerimientos de la
producción planeada.
Debe permitir la determinación
del estándar en horas de mano de obra para cada tipo de línea que produce la
empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se
puede detectar si se necesitan más recursos humanos o sí los actuales son
suficientes.
Una vez calculado el número de
obreros requeridos, se debe determinar qué costará esa cantidad de recursos
humanos, o sea, traducir el presupuesto de mano de obra directa, expresada en
horas estándar o en número de personas y calidad, a unidades monetarias, es
decir, calcular el presupuesto del costo de mano de obra.
Presupuesto de gastos
indirectos de fabricación
El presupuesto debe elaborarse
con anticipación de todos los centros de responsabilidad del área productiva
que efectúan cualquier gasto productivo indirecto. Es importante que, al
elaborar dicho presupuesto, se detecta perfectamente el comportamiento de cada
una de las partidas de gastos indirectos, de manera que los gastos de
fabricación variables se presupuesten en función del volumen de producción
previamente determinado y los gastos de fabricación fijos se planeen dentro de
un tramo determinado de capacidad independiente al volumen de producción
presupuestado.
Cuando se ha elaborado el
presupuesto de gastos de fabricación, debe calcularse la tasa de aplicación
tanto en su parte variable como en su parte fija y elegir una base que sea
adecuada para la estructura del presupuesto de gastos de fabricación
indirectos.
Se puede sintetizar lo
anterior por medio de la fórmula:
Y = a + bx
Donde:
•a = los gastos de fabricación
fijos.
•b = gastos variables por
unidad a producir.
•x = volumen de actividad.
Presupuesto
Financiero
El plan maestro debe culminar
con la elaboración de los estados financieros presupuestados, que son reflejo
del lugar en donde la administración quiere colocar la empresa, así como cada
una de las áreas, de acuerdo con los objetivos que se fijaron para lograr la
situación global.
Aparte de los estados
financieros presupuestados anuales, pueden elaborarse reportes financieros
mensuales o trimestrales o cuando se juzgue conveniente para efectos de
retroalimentación, lo que permite tomar las acciones correctivas que se juzguen
oportunas en cada situación.
El presupuesto financiero
aunado a ciertos datos del estado de resultados presupuestado expresa el estado
de situación financiera presupuestado y el estado de flujo de efectivo
presupuestado.
El estado de resultados, el
estado de situación financiera y el estado de flujo de efectivo presupuestado
indican la situación proyectada. Con estos informes queda concluida la
elaboración del plan anual o plan maestro de una empresa.
