PLANEACIÓN
Planear es trazar el camino
que habrá de recorrer el proceso de auditoría. Es la integración de los
objetivos, Instrumentos y métodos en un esquema amplio, coherente y
consistente, que permite un nexo causal entre los fines que se persiguen y los
medios que se emplean para lograrlos,
En un sentido amplio, la
planeación refiere los lineamientos generales que norma n la aplicación de la
auditoría administrativa; el establecimiento de factores prioritarios para
orientar el proceso; los medios con los que se alcanzarán y atenderán; las técnicas
analíticas y de síntesis con los que se conocerá la gestión de una
organización; el análisis e interpretación, realizados con rigor metodológico,
de los resultados y la propuesta de acciones encaminados a mejorar el quehacer
de la organización, para, finalmente, dar seguimiento a las acciones
recomendadas y medir su impacto en la organización auditada.
Objetivo
Consiste en establecer las
acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma
secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que deben prevalecer
para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.
Factores por revisar
Determinar los factores
considerados fundamentales para estudiar la organización con base en dos
vertientes: el proceso administrativo y los elementos específicos que coadyuvan
en su funcionamiento. En el primer caso, se incorporan las etapas del proceso
administrativo y se definen los componentes que lo sustentan, los cuales
permiten un análisis lógico de la organización, ya que establecen la secuencia
y relacionan en forma natural y congruente la gestión organizacional.
Este orden se apega a
propósitos estratégicos que concentran en forma objetiva la esencia o
"razón de ser" de cada etapa y son el punto de partida para analizar
a la organización en
Todos sus ámbitos, niveles,
procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos o servicios Y
entorno, lo que representa una visión de conjunto de la forma en que
interaccionan todos Y cada uno de ellos con relación a su objeto o atribución
fundamental.
En el segundo caso, se incluye
una relación de elementos específicos que integran y complementan el proceso
administrativo. Estos elementos se asocian con atributos fundamentales que
enmarcan su propósito, lo que facilita determinar el peso que representa su
función y la manera en que contribuyen al diagnóstico y evaluación de la
gestión.
Proceso administrativo
Etapa de planeación. Es un
proceso sistemático y estructurado para utilizar la inteligencia de la
organización en busca de respuestas vitales para su diseño, estructura,
dirección y control. La planeación considera la dinámica del cambio social tanto
en el entorno actual como en un escenario futuro.
Propósito estratégico
Consiste en definir el marco
de actuación de la organización.
Componentes
Visión. Declaración
fundamental de valores, logro de aspiraciones comunes, nivel de compromiso y
espíritu de equipo.
Misión. Enunciado que
constituye una guía de actuación, enlazando lo deseado con lo posible.
Objetivos. Propósito o fin que
orienta las acciones para traducir el objeto de una organización en resultados.
Metas, Unidades de medida que
relacionan recursos y acciones con objetivos,
Estrategias. Conjunto de
compromisos y acciones, integrados y coordinados, diseñados para aprovechar las
competencias centrales y lograr una ventaja competitiva,
Procesos. Serie ordenada de
etapas que regulan e imprimen cohesión a las acciones de la organización para
transformar insumos en productos y servicios de calidad.
Políticas. Guías básicas de
carácter general que orientan las acciones para normar la gestión de una
organización.
Procedimientos. Técnica que
incorpora información sobre el devenir cronológico y secuencial de operaciones
concatenadas entre sí para cumplir una función, actividad o tarea,
Programas. Agrupación de
diversas actividades a las que se asignan tiempo y recursos para su
realización.
Enfoques. Forma de visual izar
áreas de influencia por medio de relacionar los procesos con las funciones.
Niveles. Definición del área
de responsabilidad respecto a la cadena de autoridad.
Etapa de organización. Proceso
que parte de especializar y dividir el trabajo para agrupar y asignar funciones
a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y
jerarquía con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes a un grupo de
personas.
Propósito estratégico
Diseñar e instrumentar la
infraestructura para el correcto funcionamiento de la organización.
Componentes
Estructura organizacional.
Composición orgánica de una entidad.
División y distribución de
funciones, Delegación de autoridad y responsabilidad a un individuo, grupo o
unidad administrativa.
Cultura organizacional,
Conjunto de valores, actitudes, hábitos y supuestos que definen a una
organización,
Recursos humanos, Elemento
productivo más valioso de una organización.
Cambio organizacional,
Capacidad de emprender acciones con una óptica diversa a fin de crear, agregar
e innovar valor,
Estudios administrativos,
Iniciativas para mejorar la dinámica organizacional.
Instrumentos técnicos de
apoyo, Recursos que coadyuvan a la correcta realización de las acciones y al
aprovechamiento racional de los recursos,
Etapa de dirección. Es el
proceso de guiar y proveer del apoyo necesario a las personas para que
contribuyan con efectividad al logro de las metas de la organización,
Propósito estratégico
Tomar las decisiones
pertinentes que permitan normar manejo de la organización,
Componentes
Liderazgo, Capacidad de
influir en las personas para lograr que las acciones se lleven a cabo de la
mejor manera posible.
Comunicación, Medio para
transmitir información con un significado comprensible.
Motivación. Recurso para
generar conductas y hechos positivos para las personas y la organización.
Grupos y equipos de trabajo,
Núcleos productivos de labor con habilidades y conocimientos que atienden un
fin común.
Manejo del estrés, el
conflicto y la crisis, Atención que ofrece la organización a las actitudes y
conductas que influyen en el comportamiento y nivel de desempeño de su personal.
Tecnología de información.
Recurso de apoyo para alcanzar resultados en la organización.
Toma de decisiones, Proceso
estratégico para minimizar errores y maximizar resultados,
Creatividad e innovación.
Capacidad de encontrar formas para realizar las tareas de una manera diferente
a la tradicional con objeto de crear un valor agregado.
Etapa de control. Proceso que
utiliza una persona, un grupo o una organización para regular sus acciones en
congruencia con las expectativas definidas en los planes, metas y estándares de
desempeño.
Propósito estratégico
Medición del progreso de las
acciones en función del desempeño,
Componentes
Naturaleza, Enfoque para
regular las acciones de una organización de acuerdo con las normas de desempeño
establecidas.
Sistemas, Término de ejecución
de los controles con base en los sistemas de trabajo.
Niveles, Manejo de controles
en los distintos niveles jerárquicos.
Proceso, Aplicación de las
normas de actuación para medir el desempeño.
Áreas de aplicación. Nivel de
delegación de controles respecto a su área de influencia
Herramientas, Técnicas que la
organización utiliza para establecer los controles necesarios.
Calidad, Sistema para gestionar
el logro de procesos, productos y servicios.
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