PARA LOS ESTUDIANTES DE SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

• Comunicación de Datos. Es el proceso de comunicar información en forma binaria entre dos o más puntos. Requiere cuatro elementos básicos que son:
• Emisor: Dispositivo que transmite los datos
• Mensaje: lo conforman los datos a ser transmitidos
• Medio: consiste en el recorrido de los datos desde el origen hasta su destino
• Receptor: dispositivo de destino de los datos
• BIT: es la unidad más pequeña de información y la unidad base en comunicaciones.
• BYTE: conjunto de bits continuos mínimos que hacen posible, un direccionamiento de información en un sistema computarizado. Está formado por 8 bits.
• Trama : tira de bits con un formato predefinido usado en protocolos orientados a bit.
• Paquete : fracciones de un mensaje de tamaño predefinido, donde cada fracción o paquete contiene información de procedencia y de destino, así como información requerida para el reensamblado del mensaje.
• Interfaces: conexión que permite la comunicación entre dos o más dispositivos.
• Códigos: acuerdo previo sobre un conjunto de significados que definen una serie de símbolos y caracteres. Toda combinación de bits representa un carácter dentro de la tabla de códigos. las tablas de códigos más reconocidas son las del código ASCII y la del código EBCDIC.
• Paridad: técnica que consiste en la adición de un bit a un carácter o a un bloque de caracteres para forzar al conjunto de unos (1) a ser par o impar. Se utiliza para el chequeo de errores en la validación de los datos. El bit de paridad será cero (0=SPACE) o uno (1=MARK).
• Modulación: proceso de manipular de manera controlada las propiedades de una señal portadora para que contenga la información que se va a transmitir
• DTE (Data Terminal Equipment): equipos que son la fuente y destino de los datos. comprenden equipos de computación (Host, Microcomputadores y Terminales).
• DCE (Data Communications Equipment): equipos de conversión entre el DTE y el canal de transmisión, es decir, los equipos a través de los cuales conectamos los DTE a las líneas de comunicación.
• MEDIOS , FORMAS Y TIPOS DE TRANSMISION
• Medios Aéreos: basados en señales radio-eléctricas (utilizan la atmósfera como medio de transmisión), en señales de rayos láser o rayos infrarrojos.
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• Sólidos: principalmente el cobre en par trenzado o cable coaxial y la fibra óptica.
• Formas Transmisión en Serie: los bits se transmiten de uno a uno sobre una línea única. Se utiliza para transmitir a larga distancia.
• Transmisión en Paralelo: los bits se transmiten en grupo sobre varias líneas al mismo tiempo. Es utilizada dentro del computador.
• La transmisión en paralela es más rápida que la transmisión en serie pero en la medida que la distancia entre equipos se incrementa (no debe sobrepasarse la distancia de 100 pies), no solo se encarecen los cables sino que además aumenta la complejidad de los transmisores y los receptores de la línea a causa de la dificultad de transmitir y recibir señales de pulsos a través de cables largos.
• Tipos Transmisión Simplex: la transmisión de datos se produce en un solo sentido. siempre existen un nodo emisor y un nodo receptor que no cambian sus funciones.
• Transmisión Half-Duplex: la transmisión de los datos se produce en ambos sentidos pero alternativamente, en un solo sentido a la vez. Si se está recibiendo datos no se puede transmitir.
• Transmisión Full-Duplex: la transmisión de los datos se produce en ambos sentidos al mismo tiempo. un extremo que esta recibiendo datos puede, al mismo tiempo, estar transmitiendo otros datos.
• Transmisión Asincrona: cada byte de datos incluye señales de arranque y parada al principio y al final. La misión de estas señales consiste en:
• Avisar al receptor de que está llegando un dato. Darle suficiente tiempo al receptor de realizar funciones de sincronismo antes de que llegue el siguiente byte.
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• Protocolo Conjunto de reglas que posibilitan la transferencia de datos entre dos o más computadores.
• Arquitectura de Niveles: el propósito de la arquitectura de niveles es reducir la complejidad de la comunicación de datos agrupando lógicamente ciertas funciones en áreas de responsabilidad (niveles).
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• Características Cada nivel provee servicios al nivel superior y recibe servicios del nivel inferior.
• Un mensaje proveniente de un nivel superior contiene una cabecera con información a ser usada en el nodo receptor.
• El conjunto de servicios que provee un nivel es llamado Entidad y cada entidad consiste en un manejador (manager) y un elemento (worker).
• ESTANDARES
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• OSI ( International Standards Organization)
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• IEEE (Institute of Electrical and Electronic Engineers)
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• OSI ( International Standards Organization)
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• En este modelo, el propósito de cada nivel es proveer servicios al nivel superior, liberándolo de los detalles de implementación de cada servicio. La información que se envía de un computador a otro debe pasar del nivel superior al nivel inferior atravesando todos los demás niveles de forma descendente, dentro del computador que origina los datos.
• A su paso por cada nivel a los datos se les adiciona información que será removida al llegar a su destino. La información adicionada se clasifica en:
• Información de Control, dirigida a su nivel correspondiente en el computador de destino. Cada nivel se comporta como si estuviera comunicándose con su contraparte en el otro computador.
• Información de Interface, dirigida al nivel adyacente con el cual se está interactuando. El objeto de esta información es definir los servicios provistos por el nivel inferior, y como deben ser accesados estos servicios. Esta información tras ser empleada por el nivel adyacente es removida.
• El modelo OSI se estructura en 7 niveles:
• En este nivel se define la forma de conectarse el cable a las tarjetas de red, cuanto pines debe tener cada conector y el uso funcional de cada uno de ellos. Define también la técnica de transmisión a emplear para el envío de los datos sobre el medio empleado. Se encarga de activar, mantener y desactivar un circuito físico. Este nivel trata la codificación y sincronización de los bits y es el responsable de hacer llegar los bits desde un computador a otro. 
• Nivel Fisico: este nivel dirige la transmisión de flujos de bits, sin estructura aparente, sobre un medio de conexión. Se encuentra relacionado con condiciones elécricas-ópticas, mecánicas y funcionales del interfaz al medio de transmisión. A su vez esta encargado de aportar la señal empleada para la transmisión de los datos generados por los niveles superiores.
• Nivel de Enlace de Datos: este nivel se encarga, en el computador de origen, de alojar en una estructura lógica de agrupación de bits, llamada Trama (Frame), los datos provenientes de los niveles superiores. En el computador de destino, se encarga de agrupar los bits provenientes del nivel físico en tramas de datos (Frames) que serán entregadas al nivel de red. Este nivel es el responsable de garantizar la transferencia de tramas libres de errores de un computador a otro a través del nivel físico.
• Nivel de Red: es responsable del direccionamiento de mensajes y de la conversión de las direcciones lógicas y nombres, en direcciones físicas. Esta encargado también de determinar la ruta adecuada para el trayecto de los datos, basándose en condiciones de la red, prioridad del servicio, etc. El nivel de red agrupa pequeños fragmentos de mensajes para ser enviados juntos a través de la red.
• Nivel de Transporte: se encarga de la recuperación y detección de errores. Garantiza también, la entrega de los mensajes del computador originados en el nivel de aplicación. Es el nivel encargado de informar a los niveles superiores del estatus de la red.
• Nivel de Sesión: permite que dos aplicaciones residentes en computadoras diferentes establezcan, usen y terminen una conexión llamada sesión. Este nivel realiza reconocimientos de nombres y las funciones necesarias para que dos aplicaciones se comuniquen a través de la red, como en el caso de funciones de seguridad.
• Nivel de Presentación: determina el formato a usar para el intercambio de datos en la red. Puede ser llamado el traductor de la red. Este nivel también maneja la seguridad de emisión pues, provee a la red servicios como el de encriptacion de datos.
• Nivel de Aplicación: sirve como ventana para los procesos que requieren acceder a los servicios de red.
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PARA LOS ESTUDIANTES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLES

Los sistemas de información contable

El propósito básico del sistema de información contable de una organización es proveer información útil acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios tales como, accionistas, acreedores, inversionistas, administradores o las mismas autoridades gubernamentales. En consecuencia de que el sistema de información contable de una empresa sirve a un conjunto de diversos usuarios, se originan diferentes ramas o subsistemas.

• El subsistema de información financiera: contabilidad financiera.
• El subsistema de información fiscal: contabilidad fiscal.
• El subsistema de información administrativa: contabilidad administrativa.

Subsistema de información financiera-. Está conformado por una serie de elementos tales como las normas de registro, criterios de contabilización y formas de representación de información de usuarios externos. A este tipo de sistema de información se le conoce debido a que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad así como ciertos acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil y confiable a los diferentes usuarios externos para su toma de decisiones.

Los usuarios de la contabilidad financiera-. La información financiera es útil para los accionistas, acreedores, analistas e intermediarios financieros, el público inversionista, los organismos reguladores y para todos aquellos usuarios externos de la información contable de una organización económica.

Subsistema de información fiscal-. Está diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de usuario específico: el fisco. A las autoridades gubernamentales les interesa contar con la información de las diferentes organizaciones económicas para cuantificar el monto de la utilidad que haya obtenido de acuerdo con las leyes fiscales en vigor como producto de sus actividades y así poder determinar la cantidad del impuesto que le corresponde a pagar.

Los usuarios de la contabilidad fiscal-. La información generada por el subsistema de información fiscal es útil para las autoridades gubernamentales.

Subsistema de información administrativa-. La contabilidad administrativa es un sistema de información l servicio de las necesidades internas de la administración orientado a facilitar las funciones administrativas de planeación y control a si como la toma d decisiones. Entre las aplicaciones se encuentran la elaboración de presupuestos, la determinación de costos de producción y la evaluación de la eficiencia de las diferentes áreas optativas de la organización, así como el desempeño de los diferentes ejecutivos de la misma.

Los usuarios de la contabilidad administrativa-. La información generada por este subsistema, es útil solo para los usuarios internos de la organización representados por los directivitos de la misma, especialmente por los directores generales, gerentes de área, jefes de departamento, entre otros.

2. Procedimientos de comparación

La técnica de la comparación consiste en determinar las semejanzas y diferencias existentes que contienen los Estados Financieros y específicamente el Balance General, la idea es examinar su importancia en función de valores absolutos y relativos para diagnosticar las variaciones que se hayan producido. Puede ser en un año o comparando varios años consecutivos.

Para comparar una cuenta, puede emplearse como referencia el importe total del Activo, del Pasivo o de los Resultados; asimismo puede compararse el total del Patrimonio, los balances actuales con los anteriores o comparar nuestros balances con los de otras empresas o estándares de referencia en el sector en que se participa. A través de un estado financiero básico tal como es el caso del estado de cambios en la situación financiera se presentara esta técnica, ya es el enfoque mas utilizado y conveniente para las empresas por que se basa en el análisis de variaciones

El enfoque para el estado de de cambio en la situación financiera consiste en analizar los cambios en todas las demás partidas del estado de situación financiera o balance general, y clasificarlos en: operaciones, inversiones y financiamiento. Su elaboración esta constituida por:

• Dos estados de situación financiera (es decir, un estado de situación financiera comparativo) referidos al inicio y al fin del periodo al que corresponde el estado de cambios en la situación financiera.
• Un estado de resultados correspondiente al mismo periodo.
• Información adicional con relación a las operaciones y acontecimientos registrados en l ejercicio (notas).

El proceso consiste en analizar las variaciones resultantes del estado de situación financiera comparativo para identificar los incrementos y los decrementos en cada una de las partidas del estado de situación financiera, lo cual termina con el incremento o decremento neto del efectivo. Para realizar este análisis es importante identificar el flujo de efectivo generado o destinado al a operación, que consiste en traducir la utilidad neta reflejada en el estado de resultados, a flujo de efectivo, separando las partidas incluidas en dicho resultado que no implica desembolso de efectivo, como el gasto por depreciación y las amortizaciones.

La finalidad del estado de cambios en la situación financiera es representar toda la información relevante relacionada con el manejo de efectivo; es decir, su obtención y utilización por parte de la entidad durante un periodo determinado y, como consecuencia, mostrar una síntesis de los cambios ocurridos en la situación financiera para que los usuarios de los estados financieros puedan conocer y evaluar la liquidez de la entidad.

3. Limitaciones de la información financiera

La información financiera tiene como característica primordial el ser útil, es decir, que sirva para lo que fue diseñada: la toma de decisiones. Dado que el propósito fundamental de la contabilidad es preparar información financiera que fundamente el proceso de toma de decisiones de los distintos usuarios, para asegurar su calidad es necesario que cumplan con una serie de características básicas, utilidad, confiabilidad y provisionalidad.

La importancia de los estados financieros se enfoca en que a través de ellos los usuarios externos ya sean acreedores o accionistas visualicen el desempeño financiero de una organización. Por ejemplo algún individuo que tiene participación accionaria en una empresa publica; la mejor manera para apreciar que tan buena ha resultado su inversión es analizar con detenimiento los estados financieros básicos que ha generado dicha compañía. En muchos casos, podrá complementar su evaluación con los comentarios y graficas adicionales que se le puedan agregar, paro la información contenida en lo estados financieros seguirá siendo la parte fundamental.

El producto final del proceso contable son los estados financieros, elemento necesario para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones. La información financiera que dicho usuarios requieren se centra primordialmente en la evaluación de la de la situación financiera, de la rentabilidad y la liquidez. Con base en las necesidades de información de los usuarios la contabilidad considera que todo negocio debe presentar cuatro informes básicos:

• El estado de situación financiera o balance general, cuyo fin es presentar una relación de recursos (activos) de la empresa así como de las fuentes de financiamiento (pasivo y capital) de dichos recursos.
• El estado de resultados que informa obre la rentabilidad de las operaciones.
• El estado de variación en el capital contable, cuyo objetivo es mostrar los cambios en la inversión de los dueños de la empresa.
• El estado de cambios en la situación financiera, cuyo objetivo es dar información acerca de la liquidez del negocio; es decir, presentar una lista de las fuentes de efectivo y de los desembolsos del mismo, lo cual constituye una base para estimar las futuras necesidades de efectivo y sus probables fuentes.

Los objetivos de los Estados Financieros están afectados por el ambiente de negocios en donde opera la entidad, por las características y limitaciones del tipo de información que los estados financieros pueden proporcionar, como por ejemplo podemos notar algunas de las limitaciones de l información financiera:

• Las transformaciones internas, transacciones y otros eventos, que afectan económicamente a la entidad lo cual puede afectar su comparabilidad.
• Los estados financieros, especialmente el balance general, presentan el valor contable de los recursos y obligaciones y no pretenden presentar el valor razonable de la entidad en su conjunto, tales como los recursos humanos, capital intelectual, el producto, la marca, el mercado, etc.
• Por referirse a negocio en marcha, están basados en varios aspectos en estimaciones juicios que son elaborados considerando los distintos cortes de periodos contables.
• Para su presentación en ocasiones se tiene que recurrir a estimaciones y juicios personales.
• Presenta de manera «razonable» la situación financiera de la empresa y sus resultados, pero no muestra la realidad al 100%.

4. Aplicaciones prácticas utilizando software especializado

Hay muchos tipos de aplicaciones de software de contabilidad en el mercado hoy en día y las aplicaciones están destinadas a realizar funciones de contabilidad para las grandes organizaciones empresariales. Aunque otros están destinados a uso personal, sin embargo otras aplicaciones se encuentran en un punto intermedio que desempeñe las funciones adecuadas para las pequeñas empresas, así como aquellas que se adaptan a la persona promedio. El software disponible varía desde los más simples a los más complejos, con mucha variación en el precio también.

Podemos llamar software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables informáticos basados en los elementos tecnológicos o ayudados de estos, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad con el uso de elementos sistematizados. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.

Actualmente las características de los Software contables, exigidas por los usuarios, ha permitido que en la oferta de los mismos, sus atributos mejoren en relación al pasado. Así hoy en día los Software Contables, son integrados entre la parte de gestión y la parte contable, ya no en procesos posteriores sino en línea, es decir, en tiempo real. Su principal características es que atiende a empresas con necesidades de hacer participar a varios usuarios simultáneamente, existen aplicativos de software contable con opción de multiusuarios concurrentes y otros que no la tienen, y con procesos integrados a la contabilidad de la empresa. El más complejo y costoso software de contabilidad de los negocios es el High end frecuentemente parte de un extenso juego de software.

Algunas empresas optan por desarrollar su propio software de contabilidad, adaptarla completamente a sus necesidades particulares. Otras empresas optar por comprar ya hechas paquetes de software. Muchas organizaciones utilizan una combinación de los dos, la compra de software y la aplicación de las modificaciones locales para hacerlo más eficiente.

PARA LOS ESTUDIANTES DE AUDITARÍA OPERACIONAL Y DE PROCESOS

La auditoria operacional es una revisión sistemática de la efectividad, eficiencia y economía de la operación de una organización bajo control gerencial, reportando a las personas apropiadas los resultados de la evaluación, junto con las recomendaciones de mejoras.

La auditoria operacional es una evaluación orientada al futuro, sistemática e independiente de las actividades organizacionales. Este tipo de auditoría es sustancialmente diferente de una auditoría interna, donde el objetivo es examinar la adecuación de los controles y evaluar la imparcialidad de la presentación de los estados financieros.

En la auditoría operacional se pueden usar datos financieros, pero las principales fuentes de evidencia son las políticas operativas y los logros relacionados con los objetivos de la organización.

Las auditorías operacionales generalmente son realizadas por el personal de auditoría interna, aunque se pueden contratar especialistas para realizar revisiones en sus áreas de experticia.

Los principales usuarios de las recomendaciones de auditoría son el equipo gerencial, y especialmente los gerentes de las áreas que han sido revisadas.

Características

La auditoría operacional es un examen de la forma en que una organización realiza sus negocios, con el objeto de señalar mejoras que aumenten su eficiencia y efectividad.

El proceso es análogo a los de otros tipos de auditoría, como por ejemplo la auditoría financiera, pero con la auditoría operacional se realiza una investigación mucho más profunda del negocio.

No se concentra en un único proyecto o departamento, porque cada departamento cumple un rol en el proceso operativo general y está interrelacionado con los demás.

Las auditorías operacionales son objetivas, realizadas por un auditor interno o externo. Brindan una nueva perspectiva sobre los aspectos buenos y no tan buenos de las prácticas y procesos organizacionales.

Objetivos

El objetivo de la auditoría operacional es determinar si los controles internos del negocio, así como las políticas y procedimientos, son suficientes para producir un nivel óptimo de eficiencia y eficacia.

Esto es crucial para las compañías, ya que la falta de eficacia y eficiencia significa generalmente mayores costos operacionales o menos ventas, lo que a veces representa la incapacidad de la empresa para mantenerse y competir en el mercado.

Las empresas y otras organizaciones recurren al proceso de auditoría operacional para obtener realmente una buena imagen sobre si la empresa está funcionando bien y obtener nuevas ideas de cómo mejorar.

Las organizaciones pueden esperar alcanzar los siguientes objetivos principales al realizar cualquier auditoría operacional:

Influir en el cambio positivo

Comprender cómo los procesos, políticas, procedimientos y otros tipos de gestión futuros van a producir la máxima eficacia y eficiencia.

Entender los riesgos

El tipo de riesgo asociado con el negocio y el riesgo operacional varían, desde una paralización del negocio, omisiones o errores de los empleados, fallas del sistema de información, fallas del producto, problemas de seguridad y salud, pérdida de empleados clave, fraudes, pérdidas de proveedores y litigios.

Identificar las oportunidades de mejora

Como resultado de comprender los riesgos, los auditores pueden determinar dónde realizar las mejoras y cómo mitigar los riesgos, mejorando las oportunidades.

Las categorías generales de riesgo, donde deberían ocurrir las mejoras, son el riesgo operacional, el riesgo financiero, el riesgo ambiental y el riesgo de la reputación.

Informar a la alta gerencia

Los resultados de la auditoría deben aparecer en un informe claro y detallado que proporcione un análisis objetivo, evaluaciones, recomendaciones y comentarios pertinentes sobre las actividades revisadas.

Procedimiento

Inicio de la auditoría

– Establecer el primer contacto con el auditado y los líderes designados para explicarles el proceso de auditoría y recopilar información básica sobre la compañía, para así determinar puntos álgidos.

– Evaluar las necesidades y expectativas de las partes interesadas, considerando el nivel de rendimiento del auditado, los resultados de auditorías anteriores y la madurez del sistema de gestión que se audita.

Preparación de actividades

– Determinar el alcance y los riesgos potenciales, luego establecer los procedimientos e identificar los recursos.

– Preparar el plan de auditoría, asignar el trabajo, y organizar los planes de acción y documentos necesarios.

– Realizar una reunión para confirmar que todas las partes estén de acuerdo con el plan propuesto.

Recopilación y verificación de información

– Revisar los documentos a lo largo del proceso. El equipo debe reunirse periódicamente para intercambiar información, evaluar el progreso y reasignar el trabajo, de ser necesario.

– Revisar las fuentes de información, auditando la evidencia y evaluándola según los criterios de auditoría.

Generación de hallazgos

– Los hallazgos se ajustarán o no a los criterios de auditoría. Para un hallazgo no conforme, se debe registrar la evidencia que lo respalda.

– Revisar la información con el auditado para determinar si la evidencia es correcta.

Reunión de cierre

– Antes de la reunión de cierre, el equipo de auditoría debe acordar las conclusiones, preparar las recomendaciones y discutir el seguimiento.

– Hacer la reunión de cierre para presentar los hallazgos y conclusiones. Evaluar la retroalimentación de los interesados.

Preparación y distribución del informe

– El líder del equipo comunica los resultados con un informe de auditoría completo, preciso, conciso y claro.

– Redactar el informe de auditoría, reuniéndose con la gerencia hasta que quede establecido cómo abordará la gerencia los problemas encontrados.

– El informe debe ser revisado y aprobado según los procedimientos acordados. Distribuir el informe a los destinatarios correspondientes.

PARA LOS ESTUDIANTES DE PRESUPUESTO OPERACIONAL

El presupuesto operativo es la predicción de ganancias y de regresos de un determinado negocio. Es de gran utilidad hacer proyecciones del flujo monetario, ya que solo de esta manera se puede administrar eficientemente los recursos de una empresa.

Vale decirse que los presupuestos de este tipo se suelen hacer siempre a corto plazo, pero se van concatenando en el largo plazo. Por eso, son una herramienta sumamente eficaz para lograr la administración correcta de los recursos y capital.

Una de las bases de estos presupuestos son las llamadas proyecciones. ¿En qué consisten? Se trata de hacer estimaciones de ingresos y de gastos al futuro. Esta manera de hacer predicciones del flujo monetario hace que se pueda hacer planes para el funcionamiento de una compañía. Por ello, siempre se suelen hacer para estimar el desenvolvimiento de una empresa a mediano o extendido plazo.

OBJETIVOS DE UN PRESUPUESTO operativo

Son varios los objetivos de un presupuesto de este tipo. Por ello, queremos mostrar a nuestros lectores algunos de los objetivos medulares en estos casos:

• Lo primero es asegurar el crecimiento de la empresa, todo presupuesto tiene este objetivo. Debe pronosticar los ingresos y en caso contrario, dar a entender las causas y soluciones a los problemas que impiden el crecimiento empresarial.
• Este tipo de presupuesto es una suerte de mapa para que los ejecutivos tomen decisiones que ayuden al éxito de una determinada compañía.
• Permite saber cómo se desenvuelve el flujo de efectivo, de manera que las personas sepan cómo mover e invertir el dinero de una empresa. Por ejemplo, es una magnífica manera de prever el instante cuando resulta necesario solicitar un préstamo, o si la compañía puede cubrir sus compromisos con su propio capital.
• Permite tomar decisiones tales como: contratar nueva mano de obra, comprar activos, pedir préstamos, aumentar los niveles de producción.
• Evitar posible pérdidas en el flujo del efectivo, siendo precavidos y saber cuando los ingresos de una empresa posiblemente estén bajos.

LOS GASTOS DE CAPITAL

Son los gastos operativos, necesarios para el funcionamiento de una empresa. Muchas veces, están imbricados con la compra de activos fijos, teniendo en cuenta que son gastos que implican una larga duración. Es decir, la maquinaria o inmuebles que se compren deben durar varios años, pues de lo contrario son gastos que no resultan beneficiosos.

Un factor de suma importancia en este aspecto es la depreciación. Tener en cuenta cuánto tarda en perder valor un determinado bien es un factor medular en los gastos de capital.

Los tres casos antes indicados (presupuesto del efectivo, balance presupuestado y gastos de capital) representan las tres variables esenciales de un presupuesto financiero. A continuación, vamos a indicar cómo elaborarlo, los elementos que lo componen

Cómo hacer un presupuesto financiero

Hay que tener siempre algo en cuenta: antes de elaborar los presupuestos financieros, es menester calcular el presupuesto operativo. Este último es el que refleja las actividades que generan los ingresos de una determinada compañía. Solo con el presupuesto operativo, se logra predecir

En buena medida, los elementos de este tipo de presupuesto tienen mucho que ver con la manera de elaborarlo. Por ello, ponemos un listado con estos elementos a continuación.

ELEMENTOS DEL PRESUPUESTO FINANCIERO

¡Listo! Ya sabes lo que es un presupuesto financiero. Necesitas ahora saber sus elementos para poder calcularlo de manera correcta. Tales elementos te los indicamos en la siguiente lista:

• El plan estratégico de la empresa: todo presupuesto de finanzas debe saber cuál es el plan de la empresa en general. Por ello, el presupuesto se calcula en base a los pasos de este plan.
• Un pronóstico de ingresos: se necesita hacer un estimado de los ingresos. Para ello, se puede hacer una revisión del histórico de ganancias de una empresa, así como ver las expectativas de ganancia en las últimas acciones de la compañía.
• Un pronóstico de gastos: no solo es necesario saber cuánto se va a ganar, pues también es de gran utilidad conocer la cantidad de gastos necesarios para el funcionamiento de una empresa. Solo de esa manera se puede hacer un balance, el cual debe ser positivo. ¿Qué significa esto último? Pues, que se necesita tener más ingresos que egresos. Lo que falta saber es: ¿qué tan amplia debe ser la ganancia para mantener los gastos operativos de la empresa?
• Pronóstico del flujo de efectivo: la empresa necesita saber cuánto efectivo va a poseer. El efectivo implica liquidez, por ende no siempre es de gran utilidad contar con cuentas por pagar, pues lo que resulta necesario para invertir es el dinero. Este capital es el que se usa para hacer inversiones o pagar deudas.
• Presupuesto de las áreas de la empresa: cada área de la empresa (infraestructura, producción, marketing,) debe dar su presupuesto anual. La unión de tales presupuestos conforma el llamado balance presupuestado, el cual describimos previamente en este mismo post.
• Plazos para las revisiones: sucede que el presupuesto financiero debe ser revisado cada cierto tiempo. Por ello, al elaborarlo hay que colocar si la revisión del mismo se efectúa mensual, trimestral o semestral.

Con los tópicos antes indicados, se tienen los principales elementos que han de conformar un verdadero presupuesto de finanzas. Para ser más educativos al respecto, mostramos a continuación un ejemplo sobre este asunto.

Ejemplo de presupuesto financiero

Un buen presupuesto de este tipo debe abarcar la más amplia gama de aspectos. Entre los tópicos que deben mostrarse en las partidas de tal presupuesto tenemos los siguientes:

• Ingresos, los cuales a su vez se categorizan en ventas, negocios y servicios. Es presudecir, los diversos elementos a partir de los cuales se generan entradas de capital a la empresa.
• Costos de producción, es decir, todo lo que es necesario invertir para tener el producto final elaborado y a la venta.
• Los gastos de funcionamiento, los cuales pueden incluir tópicos como alquileres, nómina, marketing.

Un buen presupuesto de finanzas debe abarcar plazos de revisión. Cada cierto tiempo debe ser estimado y evaluado, cotejando si el plan trazado en el presupuesto es en realidad útil o si hay que variarlo. Por ello, estos presupuestos van hermanados al plan financiero de la empresa. En tal sentido, han de tener opciones en caso de alguna contingencia: Plan A, Plan B, Plan C.

La elaboración de un presupuesto de finanzas requiere de personas experimentadas y que sepan llevar a cabo sus funciones de manera correcta. No es una simple actividad de contabilidad elemental, sino que amerita cierto nivel de planificación.  Igualmente, capacidad de pronosticar de manera correcta los ingresos y gastos en los que incurre toda empresa.

Con todo lo que hemos indicado, se puede tener en cuenta la manera de elaborar un buen presupuesto y tener en cuenta las variables a lo largo de un año.

PARA LOS ESTUDIANTES DE CONTABILIDAD II

El efectivo es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organización para cubrir sus inmediatas obligaciones.

Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se mencionan a continuación:

Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.

Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa.

Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa.

Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca Nacional.

No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como: depósitos dados en garantía, coberturas de reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales, depósitos bancarios congelados por intervención de la institución financiera u otros motivos, depósitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos, estampillas postales o fiscales, adelantos para viáticos u otros gastos, vales en caja o cheques con fechas adelantadas.

Control Interno del Efectivo

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

División del trabajo

Delegación de autoridad

Asignación de responsabilidades

Promoción de personal eficiente

Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se recibe, en las cuentas corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los pagos de menor cuantía, que se pagan por Caja Chica. Adicional-mente, se debe asegurar el efectivo contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho limite, se deberán pagar con cheques.

Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuír el fondo, o para su eliminación.

Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.

La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.

La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.

El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

La Caja

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

Ejemplo: La Empresa realiza una venta de contado al Cliente X por Bs. 160.000,00. Se le hace una factura identificada con el nro. 1234. El Cliente cancela el total con cheque de su cuenta corriente del Banco Caracas. El asiento en el Diario será como sigue:

MES	DIA	DESCRIPCION	Debito	Crédito
Enero	30	CAJA	160.000
		VENTAS		160.000
		Venta contado según factura nro. 1234

La Conciliación Bancaria

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualesquiera de las siguientes razones:

Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.

Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.

Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.

Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa

Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación

Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.

Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto

Errores u omisiones por parte de los Bancos.

PARA LOS ESTUDIANTES DE AUDITORIA FINANCIERA

Las NIA, se refieren a estándares o reglas profesionales que tratan con las responsabilidades del auditor al realizar la inspección o auditoría financiera de la información suministrada por una entidad económica.

El conjunto final de normas revisadas y aceptadas comprenden 36 Normas Internacionales de Auditoría, las cuales incluyen: normas que abordar la comunicación de las deficiencias en el control interno, requisitos nuevos y revisados o que se han vuelto a redactar para aplicar las nuevas convenciones y que reflejan asuntos de claridad general únicamente en los estados financieros.

Estas normas son emitidas por la International Federation of Accountants (IFAC) o Federación Internacional de Contadores a través de la International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) o Junta de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento. Organismos que revisan, mejoran y avalan constantemente cada una de estas normas, guiando su evolución y mejorando el proceso en general.

Los objetivos generales de las NIA podemos encontrar el analizar la comparabilidad de las normas nacionales de contabilidad y auditoría con las normas internacionales, determinar el grado de cumplimiento de las normas de auditoría y contabilidad aplicables, y analizar las fortalezas y debilidades del marco institucional para mantener la presentación de informes financieros de alta calidad. De esta forma se ayuda al país a desarrollar e implementar un plan de acción nacional para mejorar la capacidad institucional con el objetivo de fortalecer el sistema corporativo de información financiera del país.

 Lista de las principales NIA aceptadas:

NIA 200: En esta NIA se muestran los objetivos generales del auditor independiente y la realización de una auditoria de acuerdo con las 

NIA 210: Presenta los acuerdos de los términos de los compromisos de auditoría.

NIA 220: Controla de calidad para una auditoría de estados financieros.

NIA 230: Muestra cada uno de los documentos de auditoría.

NIA 240: Muestra las responsabilidades del auditor relacionadas con el fraude en una auditaría de estados financieros.

NIA 250: Aclara las consideraciones de leyes y reglamentos en una auditoría de estados financieros.

NIA 260: Muestra cómo debe realizarse la comunicación con los encargados del gobierno.

NIA 265: Similar a la anterior abarca la comunicación de deficiencias en el control interno a los encargados de gobernanza y gestión.

NIA 300: Planifica una auditoría de estados financieros.

NIA 315: Identifica y evalúa de los riesgos de declaración equivocada material a través de la comprensión de la entidad y su entorno.

NIA 320: Da la importancia relativa en la planificación y realización de una auditoría

NIA 330: Muestra como debes ser las respuestas del auditor a los riesgos evaluados.

NIA 402: En esta norma se consideran la auditoría relacionadas con una entidad que utiliza una organización de servicios.

NIA 450: Muestra la evaluación de declaraciones erróneas identificadas durante la auditoría.

NIA 500: Indica como presentar la evidencia de auditoría.

NIA 501: Da las consideraciones específicas de evidencia de auditoría para elementos seleccionados.

NIA 510: Indica los compromisos de auditoría iniciales.

NIA 520: Se encarga de los procedimientos analíticos.

NIA 530: Muestreo de auditoría.

NIA 540: Estimaciones contables de auditoría, incluidas las estimaciones contables de valor razonable y revelaciones relacionadas.

NIA 550: Indica las partes relacionadas.

NIA 560: Encontramos la información sobre eventos posteriores.

NIA 580: NIA 600: Da algunas consideraciones especiales: auditorías de estados financieros del grupo.

NIA 610: Muestra el uso del trabajo de los auditores internos.

NIA 620: Indica el uso del trabajo de un experto de auditoría.

NIA 700: Forma una opinión e informes sobre estados financieros.

NIA 706: Da un énfasis en los párrafos de materia y otros párrafos de materia en el informe del auditor independiente.

NIA 710: Aporta la Información necesaria comparativa y cifras correspondientes y estados financierNIA 720: Muestra las responsabilidades del auditor relacionadas con otra información en documentos que contienen estados financieros auditados.

NIA 800: Presenta las consideraciones especiales-Auditorías de estados financieros preparados de acuerdo con marcos de propósito especial.

NIA 805: Presenta más consideraciones especiales: auditorías de estados financieros individuales y elementos específicos, cuentas o partidas de un estado financiero.

NIA 810: Muestra compromisos para informar sobre estados financieros resumidos.