PARA LOS ESTUDIANTES:

PREVENCIÓN Y DETECCIÓN DEL FRAUDE

Errores Intencionales

Todo aquello que puede ocurrir no intencionalmente puede intentarse deliberadamente.

Es necesario agregar que el término errores intencionales, se interpretan          como irregularidades, lo que lleva a decir que en tal caso se está ante la premeditación, lo intencional o deliberado.

Los registros contables pueden ser intencionalmente falseados por: omisión deliberada de un asiento; entrada de un asiento impropio; un cálculo inadecuado o un pase indebido.  Igualmente, documentos sobre los cuales están basados los registros contables sometidos a manipulaciones de instrumentos originales o legítimos suelen ser destruidos; utilización de documentos ficticios o siendo genuinos u originales, alterados y usados nuevamente. En esta clase de errores son increíbles aquellos que tienen por finalidad presentar erróneamente los estados financieros, persiguiendo propósitos engañosos,  como el pretender un hecho de convivencia administrativa o gerencial, mediante la utilización de cambios contables.

Las irregularidades por su condición intencional,  son de carácter engañoso,  pero no implican necesariamente una pérdida inmediata de activos.

En algunos casos los ejecutivos u otros empleados,  en interés de esconder su incompetencia o negligencia, recurren a hechos como el presentar deliberadamente una falsa posición financiera o el estado de resultado de operaciones, aspectos estos que se designan como tergiversaciones deliberadas.

Las tergiversaciones suelen llevarse a cabo de varias formas: incluyendo aumentos indebidos de ingresos a caja o ventas,  disminuciones impropias de devoluciones en ventas, y descubiertos en compras o falsas relaciones de inventarios físicos, etc.

Delitos punibles

Tergiversaciones.  Generalmente las tergiversaciones consisten en la deliberada falsa presentación de la situación financiera o de los resultados de operaciones.

Una persona con acceso a los estados financieros puede falsear cantidades o clasificaciones importantes.  Esto implica, que pueden estar involucrados aquellos empleados relacionados directa o indirectamente con el análisis de las operaciones y con el desarrollo de cálculos u otros aspectos sobre los cuales se fundamenten los estados financieros.

Tampoco deben excluirse de este evento los funcionarios y supervisores inmediatos con posiciones que puedan dominar las actividades del personal subordinado. Además debe agregarse que estos funcionarios o supervisores pueden estar fuera del alcance del control interno, como ordinariamente suele suceder.

Como se desprende, esta clase de irregularidades no requiere de mayor esfuerzo para su encubrimiento.  El control eficaz a desplegar sobre ella,  es la auditoría independiente; cualquier programa de auditoría debe incluir por lo menos un mínimo de pruebas para descubrir la existencia de esta clase de tergiversaciones.

 

                      

 

 

 

                                                                                                                                    

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                 

 

 

 

 

 

 

                       

 

 

 

 

  

Malversaciones. Las irregularidades o faltas que produzca una perdida inmediata de activos suelen denominarse malversaciones o apropiación de activos, la cuales son llevadas a cabo mediante procedimientos denominados interpretaciones, sustracciones o desviaciones.

Interpretaciones. Consisten en malversación de activos antes de que éstos sean registrados.

Sustracciones.  Son malversaciones de activos registrados, efectuados por no depositar los valores o bienes o haciendo que éstos no se encuentren disponibles para su correspondiente uso o realizando desembolsos falsos.

Desviaciones. Son también malversaciones de activos registrados, llevadas a cabo mediante falsos abonos o convirtiendo desembolsos propios o verdaderos en ficticios.

Las irregularidades o cualquiera de sus diversas denominaciones en que pueden incurrir, así el sistema de control interno sea debidamente adecuado y pretenda hacerlas imposibles. Una deliberada desviación de un sistema de control es siempre factible;  controles debidamente planeados y estructurados pueden ser superados o pasados por alto, procedimientos cambiados sin la debida autorización o su cumplimiento falseado.  Estos conceptos conllevan a que no se debe confiar solamente en una descripción de los controles que presuntamente están en vigor, sino que se debe ir más allá de esta concepción, para determinar o fijar los sistemas y procedimientos actuales o requeridos, antes de dictaminar sobre su efectividad en la prevención de errores e irregularidades.

Colusión. Una de las formas delictivas que vulnera un sistema de control interno es la colusión. Consiste en que las irregularidades son efectuadas mediante el acuerdo de dos o más personas.

De esta manera, pocos, si hay algunos, son los sistemas de control interno capaces de prevenir este modo de delinquir, especialmente cuando se recurre al uso de la astucia y habilidad. No obstante, en su estructuración e implementación, los sistemas de control interno deben considerar al máximo esta situación, incluyendo las medidas suficientes en prevención o defectación de esta modalidad delictiva.

Perpetración. Es el acto de cometer irregularidades, descartando cualquier oportunidad de encubrimiento.

Las técnicas o requisitos previos para llevar a cabo la perpetración varían según las clases de anomalías.

Encubrimiento. Son las medidas y acciones tomadas con el objeto de prevenir que las rutinas ordinarias puedan causar el oportuno descubrimiento de las irregularidades.

Desfalcos no encubiertos. Son aquellos que resultan en un faltante abierto de activos, debido a que no son tomadas las medidas para conciliar la responsabilidad de rendir cuenta según los libros con los activos fijos verdaderamente disponibles.

Los desfalcos no encubiertos ocurren si el sistema de control interno omite procedimientos fundamentales, o si los funcionarios o empleados encargados de su ejecución son incompetentes o no lo suficientemente independientes. El descubrimiento de esta clase de faltas es un objetivo de la comprobación de saldos.

Encubrimiento temporal. Es cualquier acción o medida tomada para prevenir que se descubra que la responsabilidad de rendir cuenta acorde con los libros, sobrepase los activos disponibles del momento.

En otros términos, se pretende establecer una aparente concordancia entre los libros contables y el activo físico, cuando en realidad no existe esa correspondencia. De esta manera, se puede llegar a manipular una conciliación bancaria para que aparente reflejar el saldo según los libros; los totales de un informe de caja menor, pueden ser falseados

 

PARA LOS ESTUDIANTES DE SEGUNDO AÑO

PREVENCIÓN Y CONTROL DE FRAUDES

Fraude

Se define como “despojar mediante engaño” ya sea a una persona natural o jurídica, dentro de las menciones que se relacionan con los llamados delitos de cuello blanco son referidos a las defraudaciones que se han hecho a los entes corporativos, dividiéndose en dos categorías:

• Adueñarse de fondos (efectivos o valores) o activos de la Empresa.
• La declaración falsa de la situación financiera de la empresa (omisión de operaciones, registros falsos, amortizaciones o depreciaciones no efectuadas o hechas en tiempos asignados inadecuadamente o manipulación de los registros contables del ente económico).

Perfil del riesgo de fraude

Cualquier empresa está en riesgo de fraude y sus directivos deben manejar profesionalmente ese riesgo, desarrollar una estrategia para minimizarlo, e implementar estrategias.

Existen algunos indicadores del fraude que deben tenerse en cuenta cuando se hace una investigación y que deben servir de indicios para prevenirlos, como son el análisis del perfil del riesgo, agrupado en cuatro categorías: los riesgos de personal, los culturales, los estructurales y los comerciales.

Dentro de cada factor de riesgo hay varios indicios que nos ayudan en la investigación o en la determinación de posibles debilidades de la empresa, que son vulnerables para el cometimiento de fraudes:

Riesgos personales

• Estilo de manejo autocrático.
• Desajuste entre personalidades y estatus.
• Comportamiento inusual.
• Actos ilegales.
• Estilo de vida costosa.
• Vacaciones sin tomar.
• Calidad pobre del personal.
• Moral baja.
• Alta rotación del personal.
• Compensación vinculada al rendimiento.

Riesgos comerciales

• Estrategia comercial definida.
• Utilidad excesiva por encima de las normas de la industria.
• Desajuste entre el crecimiento y el desarrollo de los sistemas.
• Reputación pobre.
• Problema de liquidez.

Al reunir estas clases de riesgos: personales y comerciales, son factores que pueden aumentar el riesgo del fraude, no es probable que ningún factor único sea por sí mismo indicador de fraude. Sin embargo, cuando existe la combinación de varios factores generalmente habrá un nivel más alto de riesgo. Esto debe conducir a un examen riguroso de uno o más aspectos de las operaciones de la compañía o de los individuos que en ella trabajan.

Corrupción   

Existe cuando una persona, ilícitamente, pone sus intereses personales por sobre los de las personas y los ideales que están comprometidos a servir.

Se presenta en muchas formas y puede variar desde lo trivial hasta lo monumental. La corrupción suele involucrar el uso indebido de los instrumentos de política, aranceles, crédito, sistemas de irrigación y política de vivienda, cumplimiento de las leyes, evasión fiscal, reglamentaciones especiales, observancia de los contratos y cancelación de préstamos o de simple procedimiento.

La corrupción se ha referido más al sector público, pero normalmente cuando ello sucede está involucrado el sector privado.

Cuando se habla de corrupción, de inmediata se achaca a los funcionarios públicos y los políticos que manejan o trasladan los recursos para su beneficio personal. Sin embargo, dentro de la llamada auditoría forense se ha comprobado que la mayor corrupción la comete el sector privado. 

En todos los fraudes dentro de las licitaciones privadas o contratos donde se roban recursos públicos siempre es para una empresa privada, quien como contraparte, recibe parte del beneficio, asimismo ese sector tiene sus propios y exclusivos casos de corrupción como acaban de verse en los escándalos que han producido una gran crisis de confianza en Wall Street, el centro del capitalismo mundial.

Lo grave del asunto es que no solo se trata de comportamiento delictivo de unos cuantos individuos que cayeron en la tentación y violaron la ley, sino de un sistema que se corrompió porque creó los incentivos equivocados a la vez que debilitó las regulaciones y controles que hubieran podido poner fin a los abusos, porque se creyó el mito de la mano invisible que autorregularía el mercado si cada uno de los agentes estaba buscando su propio beneficio.

También había incentivo generosos, pero equivocados para otros agentes involucrados en la estafa:

Las grandes firmas de auditoría cuyos funcionarios no se percataron del maquillaje, o no quisieron verlo porque podían perder los enormes ingresos que les generaba el cliente en otras áreas de la consultoría. También las casas de bolsa, cuyos analistas recomendaban la compra de las acciones de la compañía que ellos mismos vendían con jugosas comisiones, o los bancos internacionales que ayudaron a montar el tinglado de la estafa con transacciones ficticias para poder participar en los otros negocios financieros de la empresa.

En fin toda una completa red de individuos y firmas buscando su propio beneficio que ante la ausencia de a mano visible de un Estado con regulaciones estrictas e instituciones fuertes se salieron con la suya pero quebraron a las empresas y a millones de ahorradores que habían invertido en ella.

Causas de fraude en el sector financiero

La década de los 80 marcó una gran crisis en el sector financiero internacional generando por múltiples causas entre ellas: fraude y malos manejos que aún se siguen repitiendo al inicio de este milenio , incluyendo Colombia cuando la afectó en el año 1982 y posteriormente en los años 1998 y 1999.

Sus principales causas fueron:

• Auto préstamos mediante empresas de fachadas
• Capacitaciones de dinero sin evaluar su origen y a altas tasas de interés
• Absorción de empresas con créditos obtenidos (auto préstamos)
•  Inversiones a conveniencia con comisiones de por medio y con alto riesgo
• Dilatación de créditos aprobados por juntas directivas con intereses personales y manipulados de sus órganos de control.
• Flexibilidad de controles por parte de los organismos del Estado
• Presentación de balances maquillados, sin el cumplimiento de principios básicos de contabilidad relacionados: la acusación, provisión, clasificación real de la cartera, patrimonio técnico, etc.
• Auditorías realizadas con procedimientos limitados en cuanto al alcance y a la independencia mental.
• Dedicación en la auditoría a llenar papeles y calcular formulas sin profundizar en las cifras riesgosas.
• No investigar indicios sino solo mencionarlos, pensando más en los honorarios que en la adecuada prestación de servicios.

La auditoría del fraude

Existen diversas maneras de abordar el tema del fraude, el método más conveniente es detectarlo antes de afrontarlo, no obstante no hay controles totales que lo eviten, la mente humana maquina muchas cosas y se aprovecha a veces de la falta de ellos o de su debilidad, debe detectarse los riesgos mediante evaluaciones engañosas periódicas, calculando si la relación costo beneficio para no afectar los intereses de una institución si el riesgo no es material y sus controles muy costosos.

El fraude más relacionado con las organizaciones empresariales es el fraude administrativo, que se clasifica en dos grupos, las revelaciones engañosas (que desestiman los estados financieros bajo presentaciones falsas o utilizando los principios de contabilidad, según las circunstancias) y la malversación de activos (conjunto de prácticas no éticas realizadas en el interior de las organizaciones ya sea por parte de directivos o de empleados, como el fraude de compras y el uso de los sistemas informáticos).

Por todos estos se han establecido en las empresas sistemas de medición del desempeño, entre ellos los indicadores de gestión para la detección, valoración y control de factores de riesgo. Una de las entidades que más ha sido afectada por los fraudes son las entidades sin ánimo de lucro y las entidades financieras por su vulnerabilidad de un sinnúmero de riesgos.

El fraude y su relación con el control interno

Las irregularidades y el control interno

Cuanto se toca el concepto de control interno, se entiende que la extensión del trabajo de auditoría está estrechamente relacionada con el criterio de eficiencia y adecuación que de él se llegue a tener.

Las irregularidades respecto al control interno, pueden graduarse y clasificarse en la siguiente forma:

• Irregularidades perpetradas dentro del marco y alcance de un sistema de control interno.
• Aquellas efectuadas mediante manipulación o enredo de los sistemas y procedimientos de control interno.
• Las que son ejecutadas por niveles que se sitúan más allá del sistema de control interno.
• Las dos primeras clasificaciones corresponden a lo que se puede considerar el marco general de un sistema de control interno. La última clasificación tiene un sentido particular, ya que se da en razón a que cualquier organización debe otorgar una cantidad de autoridad y funciones de carácter discrecional a funcionarios que ocupan determinadas posiciones, especialmente en dirección. Este aspecto es una realidad de una organización y hay que entender que un sistema o es efectivo, o se deteriora si todos están pendientes de vigilarse. Para tratara de subsanar en parte esta debilidad del control interno, suelen conformarse organismos colectivos de autoridad y decisión.

Responsabilidad del auditor respecto al control interno. Una vez que el auditor a concluido la revisión y evaluación de control interno, tiene o cuenta con una información importante que debe suministrar al interesado. Es bien conocido que la responsabilidad por la implantación del control interno es de la empresa, lo mismo que su desarrollo y mantenimiento. Haciendo abstracción de las responsabilidades legales que pueden imputársele en un momento determinado al auditor, le incumbe el deber profesional de hacer conocer a sus clientes los más importantes peligros, presentes y potenciales del control interno efectuándolo de una manera enérgica y enfática conforme lo requieran las circunstancias.