ESTUDIANTES DE AUDITORIA OPERACIONAL Y DE PROCESOS

PLANEACIÓN

Planear es trazar el camino que habrá de recorrer el proceso de auditoría. Es la integración de los objetivos, instrumentos y métodos en un esquema amplio, coherente y consistente, que permite un nexo causal entre los fines que se persiguen y los medios que se emplean para lograrlos.

En un sentido amplio, la planeación refiere los lineamientos generales que norman la aplicación de la auditoría administrativa; el establecimiento de factores prioritarios para orientan proceso; los medios con los que se alcanzarán y atenderán; las técnicas analíticas y de síntesis con los que se conocerá la gestión de una organización; el análisis e interpretación, realizados COI rigor metodológico, de los resultados y la propuesta de acciones encaminados a mejorar que hace de la organización, para, finalmente, dar seguimiento a las acciones recomendadas medir su impacto en la organización auditada.

Objetivo

Consiste en establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría el forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que deben prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.

Factores por revisar

Determinar los factores considerados fundamentales para estudiar la organización con base el

dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos específicos que coadyuvan en su funcionamiento. En el primer caso, se incorporan las etapas del proceso administrativo y se define los componentes que lo sustentan, los cuales permiten un análisis lógico de la organización, y que establecen la secuencia y relacionan en forma natural y congruente la gestión organizacional

Este orden se apega a propósitos estratégicos que concentran en forma objetiva la esencia o "razón de ser" de cada etapa y son el punto de partida para analizar a la organización en todos sus ámbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos o servicios y entorno, lo que representa una visión de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos con relación a su objeto o atribución fundamental.

En el segundo caso, se incluye una relación de elementos específicos que integran y complementan el proceso administrativo. Estos elementos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su propósito, lo que facilita determinar el peso que representa su función y la manera en que contribuyen al diagnóstico y evaluación de la gestión.

Proceso administrativo

Etapa de planeación: Es un proceso sistemático y estructurado para utilizar la inteligencia de la organización en busca de respuestas vitales para su diseño, estructura, dirección y control. La planeación considera la dinámica del cambio social tanto en el entorno actual como en un escenario futuro.

Propósito estratégico:

Consiste en definir el marco de actuación de la organización.

Componentes:

Visión. Declaración fundamental de valores, logro de aspiraciones comunes, nivel de compromiso y espíritu de equipo.

Misión. Enunciado que constituye una guía de actuación, enlazando lo deseado con lo posible.

Objetivos. Propósito o fin que orienta las acciones para traducir el objeto de una organización en resultados.

Metas. Unidades de medida que relacionan recursos y acciones con objetivos.

Estrategias. Conjunto de compromisos y acciones, integrados y coordinados, diseñados para aprovechar las competencias centrales y lograr una ventaja competitiva.

Procesos. Serie ordenada de etapas que regulan e imprimen cohesión a las acciones de la organización para transformar insumos en productos y servicios de calidad.

Políticas. Guías básicas de carácter general que orientan las acciones para normar la gestión de una organización.

Procedimientos. Técnica que incorpora información sobre el devenir cronológico y secuencial de operaciones concatenadas entre sí para cumplir una función, actividad o tarea.

Programas. Agrupación de diversas actividades a las que se asignan tiempo y recursos para su realización.

Enfoques. Forma de visualizar áreas de influencia por medio de relacionar los procesos con las funciones.

Niveles. Definición del área de responsabilidad respecto a la cadena de autoridad.

Etapa de organización. Proceso que parte de especializar y dividir el trabajo para agrupar y asignar funciones a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y jerarquía con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes a un grupo de personas.

Propósito estratégico

Diseñar e instrumentar la infraestructura para el correcto funcionamiento de la organización.

Estructura organizacional. Composición orgánica de una entidad.

División y distribución de funciones. Delegación de autoridad y responsabilidad a un individuo, grupo o unidad administrativa.

Cultura organizacional. Conjunto de valores, actitudes, hábitos y supuestos que definen a una organización.

Recursos humanos. Elemento productivo más valioso de una organización.

Cambio organizacional. Capacidad de emprender acciones con una óptica diversa a fin de crear, agregar e innovar valor.

Estudios administrativos. Iniciativas para mejorar la dinámica organizacional.

Instrumentos técnicos de apoyo. Recursos que coadyuvan a la correcta realización de las acciones y al aprovechamiento racional de los recursos.

Etapa de dirección. Es el proceso de guiar y proveer del apoyo necesario a las personas

para que contribuyan con efectividad al logro de las metas de la organización.

Propósito estratégico

Tomar las decisiones pertinentes que permitan normar manejo de la organización.

Componentes

Liderazgo. Capacidad de influir en las personas para lograr que las acciones se lleven a cabo de la mejor manera posible.

Comunicación. Medio para transmitir información con un significado comprensible.

Motivación. Recurso para generar conductas y hechos positivos para las personas y la organización.

Grupos y equipos de trabajo. Núcleos productivos de labor con habilidades y conocimientos que atienden un fin común.

Manejo del estrés, el conflicto y la crisis. Atención que ofrece la organización a las actitudes y conductas que influyen en el comportamiento y nivel de desempeño de su personal.

Tecnología de inform9ción. Recurso de apoyo para alcanzar resultados en la organización.

Toma de decisiones. Proceso estratégico para minimizar errores y maximizar resultados.

Creatividad e innovación. Capacidad de encontrar formas para realizar las tareas de una

manera diferente a la tradicional con objeto de crear un valor agregado.

Etapa de control. Proceso que utiliza una persona, un grupo o una organización para regular sus acciones en congruencia con las expectativas definidas en los planes, metas y estándares de desempeño.

Propósito estratégico

Medición del progreso de las acciones en función del desempeño.

Componentes

Naturaleza. Enfoque para regular las acciones de una organización de acuerdo con las normas de desempeño establecidas.

Sistemas. Término de ejecución de los controles con base en los sistemas de trabajo.

Niveles. Manejo de controles en los distintos niveles jerárquicos.

Proceso. Aplicación de las normas de actuación para medir el desempeño.

Áreas de aplicación. Nivel de delegación de controles respecto a su área de influencia.

Herramientas. Técnicas que la organización utiliza para establecer los controles necesarios. Calidad. Sistema para gestionar el logro de procesos, productos y servicios.