PARA LOS ESTUDIANTES DE PRINCIPIOS DE CONTABILIDA II

 

Definición

"Control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal, diseñado específica mente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos:

Efectividad y eficiencia de las operaciones

Suficiencia y confiabilidad de la información financiera

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

Esta definición enfatiza ciertos conceptos o características fundamentales sobre el control interno, como son:

Es un proceso que hace parte de los demás sistemas y procesos de la empresa incorporando en la función de administración y dirección, no adyacente a éstos.

Orientado a objetivos es un medio, no un fin en sí mismo

Componentes

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, que se derivar de la forma como la administración maneja el ente, y están integrados a procesos administrativos, los cuales se clasifican como

a)       Ambiente de control

b)Evaluación de riesgos
e) Actividades de control

c)        Información y comunicación

d)       Supervisión y seguimiento.

El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los componentes afecta sólo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros y conforman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes.

De esta manera, el control interno difiere por ente y tamaño y por sus culturas y filosofías de administración. Así, mientras todas las entidades necesitan de cada uno de los componentes para mantener el control sobre sus actividades el sistema de control interno de una entidad generalmente se percibirá muy diferente al de otra.

Ambiente de control

Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del personal con respecto al control de sus actividades.

Es en esencia el principal elemento sobre el que se sustenta o actúan los otros cuatro componentes e indispensable, a su vez, para la realización de los propios objetivos de control.

Integridad y valores éticos. Tienen como propósito establecer los valores éticos y de conducta que se espera de todos los miembros de la organización durante el desempeño de sus actividades, ya que la efectividad del control depende de la integridad y valores del personal que lo diseña, y le da seguimiento.

·          Es importante tener en cuenta la forma en que son comunicados y fortalecidos estos valores éticos y de conducta. La participación de la alta administración es clave en este asunto, ya que su presencia dominante fija pautas a través de su ejemplo. La gente imita a sus líderes.

Debe tenerse cuidado con aquellos factores que pueden inducir a conductas adversas a los valores éticos como pueden ser: controles débiles o inexistencia de ellos, alta descentralización sin el respaldo del control requerido, debilidad de la función de auditoría, inexistencia o inadecuadas sanciones para quienes actúan inapropiadamente.

Competencia. Son los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente sus tareas.

Junta Directiva. Consejo de Administración y/o comité de auditorio. Debido a que estos órganos fijan los criterios que perfilan el ambiente de control, es determinante que sus miembros cuenten con la experiencia, dedicación y compromisos necesarios para tomar las acciones adecuadas e interactúen con los auditores internos y externos.

·          Filosofía administrativa y estilo de operación. Los factores más relevantes son las actitudes mostradas hacia la información financiera, el procesamiento de la información, y los principios y criterios contables, entre otros.

Otros elementos que influyen en el ambiente de control son: estructura organizativa, delegación de autoridad y de responsabilidad y políticas y prácticas del recurso humano.

Evaluación de riesgos

Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos

y la base para determinar la forma en que tales riegos deben ser mejorados. Así

mismo, se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos

específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la

organización como en el interior de la misma.

En toda entidad, es indispensable el establecimiento de objetivos tanto globales

de la organización como de actividades relevantes, obteniendo con ello una base

sobre la cual sean identificados y analizados los factores de riesgo que amenazan

su oportuno cumplimiento

Toda entidad enfrenta una variedad de riesgos provenientes tanto de fuentes externas como internas que deben ser evaluados por la gerencia. La gerencia establece objetivos generales y específicos e identifica y analiza los riesgos de que dichos objetivos no se logren o afecten su capacidad para:

·         Salvaguardar sus bienes y recursos

·         Mantener ventaja ante la competencia

·         Construir y conservar su imagen

·         Incrementar y mantener su solidez financiera

·         Mantener su crecimiento

Objetivos

La importancia que tiene este componente en cualquier organización es evidente, ya que representa la orientación básica de todos los recursos y esfuerzos y proporciona una base sólida para un control interno efectivo. La fijación de objetivos es el camino adecuado para identificar factores críticos de éxito. Una vez que tales factores han sido identificados, la gerencia tiene la responsabilidad de establecer criterios para medirlos y prevenir su posible ocurrencia a través de mecanismos de control e información, a fin de estar enfocando permanentemente tales factores críticos de éxito.

Las categorías de los objetivos son las siguientes:

·         Objetivos de cumplimiento. Están dirigidos a la adherencia a leyes y reglamentos, así como también a las políticas emitidas por la administración.

·         Objetivos de operación. Son aquellos relacionados con la efectividad y eficacia de las operaciones de la organización.

·         Objetivos de la información financiera. Se refieren a la obtención de información financiera confiable.

Actividades de control

Son aquellas que realiza la gerencia y demás personal de la organización par. cumplir diariamente con las actividades asignadas. Esta actividad está: expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos. Ejemplos de estas actividades son la aprobación, la autorización, la verificación la conciliación, la inspección, la revisión de indicadores de rendimiento, salvaguarda de los recursos, la segregación de funciones, la supervisión. entrenamiento adecuado.

Actividades de control

Políticas y procedimientos que se desarrollan a través de toda la organización y garantizan que las directrices de la gerencia se lleven a cabo y los riesgos se administren de manera que se cumplan los objetivos Incluyen actividades preventivas, defectivas y correctivas tales como:

•           Aprobaciones y autorizaciones

•           Reconciliaciones

•           Segregación de funciones

•           Salvaguarda de activos

•           Indicadores de desempeño

•          Fianzas y seguros

 

 •          Análisis de registros de información

•           Verificaciones

•           Revisión de desempeños operacionales

•           Seguridades físicas

•           Revisiones de informes de actividades y

desempeño

•           Controles sobre procesamiento de

información

 

Sistemas de información y comunicación

Los sistemas de información están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden a uno o más objetivos de control. De manera amplia, se considera que existen controles generales y controles de aplicación sobre los sistemas de información.

Controles generales

Tienen como propósito asegurar una operación y continuidad adecuada, e incluyen el control sobre el centro de procesamiento de datos y su seguridad física, contratación y mantenimiento del hardware y software, así como la operación propiamente dicha. También se relacionan con las funciones de desarrollo y mantenimiento de sistemas, soporte técnico, administración de base de datos, contingencia y otros.

Controles generales:

•           Establecen un adecuado ambiente de

control (conciencia, actitud, disciplina)

•           Influyen en la naturaleza o el carácter de

los procedimientos de control sobre clases

de transacciones o saldos Significativos.

•           Contribuyen al cumplimiento de los

controles específicos.

•           Políticas y procedimientos presupuesta les.

•           Evaluación con base en control

presupuestario.

 

 

•           Seguimiento de las desviaciones

presupuesta les.

•           Sistema para control de pagos a

proveedores.

•           Contabilidad por áreas de

responsabilidad.

•           Presupuestos de inversiones de capital.

• Seguros y fianzas

 

 

Controles de aplicación

Están dirigidos hacia el interior de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento, integridad y confiabilidad, mediante la autorización y validación correspondiente. Desde luego estos controles cubren las aplicaciones destinadas a las interfaces con otros sistemas de los que reciben o entregan información. Los sistemas de información y tecnología son y serán sin duda un medio para incrementar la productividad y competitividad. Ciertos hallazgos sugieren que la integración de la estrategia, la estructura organizacional y la tecnología de información es un concepto clave para el nuevo siglo.

Supervisión y monitoreo

En general, los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas circunstancias. Claro está que para ello se tomaron en consideración los objetivos, riesgos y las limitaciones inherentes al control; sin embargo, las condiciones evolucionan debido tanto a factores externos como internos, provocando con ello que los controles pierdan su eficiencia.

Supervisión y evaluación sistemática de los componentes

La realización de las actividades diarias permite observar si efectivamente los objetivos de control se están cumpliendo y si los riesgos se están considerando adecuadamente. Los niveles de supervisión y gerencia juegan un papel importante al respecto, ya que ellos son quienes deben concluir si el sistema de control es efectivo o ha dejado de serio, tomando las acciones de corrección o mejoramiento que el caso exige.