PARA LOS ESTUDIANTES DE
PRESUPUESTO OPERATIVO Y FINANCIERO
El
proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de
los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a
corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo
plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución
del fin último al que va orientado la gestión de
la organización.
Los
presupuestos sirven de medio de comunicación de
los planes de toda la organización, proporcionando las bases que permitirán
evaluar la actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad. El
proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evalúa el
resultado de las acciones emprendidas
permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajuste que posibilite la
fijación de nuevos objetivos.
Un
proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores, sin embargo cabe
destacar dos que pueden tener la consideración de "requisitos
imprescindibles"; así, por un lado, es necesario que la empresa tenga
configurada una estructura organizativa
clara y coherente, a través de la que se vertebrará todo el proceso de
asignación y delimitación de responsabilidades. Un programa de presupuestación será más eficaz
en tanto en cuanto se puedan asignar adecuadamente las responsabilidades, para
lo cual, necesariamente, tendrá que contar con una estructura organizativa
perfectamente definida.
El
proceso de planificación presupuestaria
de la empresa varía mucho dependiendo del tipo de organización de que se trate,
sin embargo, con carácter general,
se puede afirmar que consiste en un proceso secuencial integrado por etapas:
·
Definición y transmisión de las
directrices generales a los responsables de la preparación de los presupuestos:
La dirección general,
o la dirección estratégica, es la responsable de transmitir a cada área de
actividad las instrucciones generales, para que éstas puedan diseñar sus
planes, programas, y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas
a cada área de responsabilidad,
o área de actividad, dependen de la planificación estratégica y
de las políticas generales
de la empresa fijadas a largo plazo.
·
Elaboración de planes, programas y
presupuestos: A partir de las directrices recibidas, y ya aceptadas, cada
responsable elaborará el presupuesto considerando las distintas acciones que
deben emprender para poder cumplir los
objetivos marcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes
correspondientes a cada área de actividad, se planteen distintas alternativas
que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del
entorno, o de las variables que
vayan a configurar dichos planes.
·
Negociación de los presupuestos:
La negociación es
un proceso que va de abajo hacia arriba, en donde, a través de fases iterativas
sucesivas, cada uno de los niveles jerárquicos consolida los distintos planes,
programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores.
·
Coordinación de los presupuestos: A
través de este proceso se comprueba la coherencia de cada uno de los planes y
programas, con el fin de introducir, si fuera necesario, las modificaciones
necesarias y así alcanzar el adecuado equilibrio entre
las distintas áreas.
·
Aprobación de los presupuestos: La
aprobación, por parte de la dirección general, de las previsiones que han ido
realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende
alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados previstos en base de
la actividad que se va a desarrollar.
·
Seguimiento y actualización de los
presupuestos: Una vez aprobado el presupuesto es necesario llevar a cabo un
seguimiento o un control de la evolución de
cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con
las previsiones. Este seguimiento permitirá corregir las situaciones y
actuaciones desfavorables, y fijar las nuevas previsiones que pudieran
derivarse del nuevo contexto.
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