PARA LOS ESTUDIANTES DE AUDITORIA DE PROCESOS Y OPERATIVA

Paso 1 La planificación del programa de auditoria

En este primer paso, se va a plantear un calendario de auditorias. Este paso de contar con un programa de auditoría global es sumamente relevante dado que permite que todos puedan saber cuándo será auditado cada uno de los procesos durante el próximo ciclo para el cual se defina el programa, que normalmente suele ser un año.

Cuando una organización muestra esta transparencia al tener un calendario con las futuras fechas de auditoria, está transmitiendo un mensaje de confianza a sus empleados, así como un apoyo a los propios encargados de los diferentes procesos al permitir a éstos aplicar a tiempo las mejoras y la recopilación de la información necesaria ante estas auditorías previstas en el calendario.

Paso 2 Planificación de la auditoria de procesos

Una vez establecido el plan general anterior, el siguiente de los pasos para hacer una auditaría interna es planificar y confirmar con los propietarios de los procesos las auditorias de proceso individual.

El plan general que se define en el paso uno, es una guía de referencia para tener una aproximación sobre la frecuencia y fechas con la que los procesos serán auditados. Sin embargo, es en este segundo paso cuando se llega a una confirmación con mayor exactitud mediante la colaboración entre el auditor y el propietario de cada proceso respecto al mejor momento para revisar el proceso. El mejor momento para realizar tal auditoria de cada proceso, será cuando el propio auditor revise los comentarios anotados sobre el propio proceso en auditorias previas y cuando el propietario de proceso identifique las áreas a revisar por el auditor.

Paso 3 Realización de la Auditoria

Toda auditoria se debe iniciar con una previa reunión entre el auditor y el propietario del proceso, para que entre ambos aprueben el plan de auditoria.

El auditor podrá reunir la información que necesite por varias vías como pueden ser la revisión de los registros previos, hablando con los propios empleados, haciendo un análisis de los datos extraídos del proceso o bien a través de la observación directa del mismo proceso en funcionamiento.

Con esta recaudación de información, el auditor busca comprobar que el proceso es eficaz produciendo los resultados establecidos y que, en general, funciona según lo previsto en el Sistema de Gestión de Calidad.

Para aportar valor al proceso que se está auditando, una buena acción del auditor es no sólo reflejar las partes que no funcionan bien, sino también indicar aquellas áreas del proceso que pueden funcionar aún mejor de lo que lo hacen si se hacen algunas modificaciones. En nuestro artículo 5 cosas que un auditor interno nunca debería decir recogemos también algunos ejemplos prácticos a tener en cuenta durante la realización de la auditoria.

Paso 4 Informar sobre la auditoría

Una vez finalizado el proceso de revisión y recopilación de información sobre el proceso objeto de la auditoria, es necesario efectuar una reunión entre el auditor y el encargado del proceso con el fin de que haya un flujo de información. En esta reunión, el encargado del proceso debe quedar informado sobre las áreas que presentan problemas y que necesitan ser revisadas, así como también se le debe informar sobre aquellas posibles áreas que aun funcionando adecuadamente, pueden mejorar su rendimiento.

Tras esta reunión, es aconsejable que todo lo hablado pase a un registro escrito para que dicho flujo de información del auditor al encargado quede grabada y así poder tener un seguimiento en las futuras auditorias.

Paso 5 Seguimiento de las mejoras planteadas

Este quinto y último de los pasos para hacer una auditoría interna es un paso esencial. El seguimiento de los problemas encontrados, así como de las posibles mejoras sugeridas es vital para asegurarnos el éxito de la auditoría efectuada y, en última instancia, de la mejora continua del proceso en cuestión.