PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA DE PROCESOS
*
Objetivo
* Contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como se deben realizar las auditorias a los procesos las cuales nos arrojen resultados para la mejora continua, determinando el cumplimiento de los indicadores establecidos en la organización.
Alcance
Definir objetivos
Planeación de las visitas
Alcance de auditoría
Criterios a revisar
Establecer a los involucrados
Designar a los responsables
Asignar recursos
Definir las actividades a realizar dependiendo del proceso a auditar
Cumplimiento de los parámetros o indicadores definidos
Informe
Observaciones para mejorar
Actores de la auditoria
* Normalmente la auditoria de Procesos se realiza por un consultor del proyecto, en compañía de un facilitador y/o líderes de procesos y/o líderes de cambio
* Los auditores deben ser independientes del proceso a auditar
* Pueden ser de carácter interno o externo
* Nadie puede auditar su propio trabajo
* El auditor es quien hace la revisión (capaz, capacitado, liderazgo)
* El auditado es a quien se le hace la revisión ( conocedor del proceso, disponibilidad, veracidad)
* En cada proceso deberán definirse los involucrados, responsables, líderes, auditores, asesores y la función de cada uno de ellos para el logro óptimo de los objetivos planteados al inicio de la auditoria
* Cuando existen manuales de organización y procedimientos en las organizaciones existen procesos en donde convergen más de dos departamentos y hay varias personas involucradas, en donde será importante delimitar las actividades de cada área y también las responsabilidades para la correcta evaluación de los procesos
* Para el desarrollo de la auditoria de procesos es vital que los involucrados estén informados de qué, cómo y cuándo se van a realizar las actividades, entrevistas, revisiones, informes de manera que puedan organizarse y participar activamente en el cumplimiento de los objetivos planteados al inicio de la misma.
DESARROLLO DE LA AUDITORIA
* Planeación y Programa
* Revisión
* Análisis y Registro
* Informes
* Seguimientos
* Documentación y Expedientes
* Planeación y Programa
* Revisión
* Análisis y Registro
* Informes
* Seguimientos
* Documentación y Expedientes
Planeación y Programa
Objetivos
Alcance
Criterios a revisar o fundamentos
Fechas de auditoria
Equipo
Personal
Material
Económico
*
Se debe informar a los auditores y a los auditados:
Programa autorizado
Responsabilidades de cada uno de los integrantes
Procesos a revisar
Entre otros
Revisión
* Para realizar la auditoria el proceso debe estar en funcionamiento
* Los involucrados deberán apoyar en los cuestionarios de información que se levantarán y en todos los datos, documentos e informes que puedan aportar
* Deberá realizarse una lista de verificación del proceso conforme a los lineamientos establecidos en el proceso que se revisa (cuestionario)
* Verificar si el proceso solo tiene un área o hay áreas de interconexión para delimitar funciones y responsabilidades
* Las entrevistas apoyarán a recabar información durante la revisión
* En el caso de que se necesiten opiniones de terceros involucrados, deberán solicitarse (ejemplo: área jurídica, estudios actuariales, médicos, etc.)
* Debe obtenerse evidencia competente y suficiente de lo que se está revisando
* Toda la información recabada se analiza y se evalúa con los criterios de revisión establecidos
* Durante el proceso de auditoría al realizar el análisis se precisará si la información y documentación es suficiente o el alcance debe ser mayor para obtener la información que se necesita
* Después de la revisión deben realizarse los informes correspondientes
Previos
De retroalimentación
Finales
Los cuales se irán comentado con el personal para obtener el informe final
* Debe establecerse un cierre de auditoría en el cual todos los elementos necesarios para la evaluación deben estar integrados en los expedientes correspondientes
* Lo que se detecta puede ser una oportunidad de mejora o un problema detectado, sustentado en las evidencias recabadas y en el juicio objetivo del auditor
* El informe que resulte debe ser del conocimiento del auditado y del auditor
* Solo en casos excepcionales podría resultar un informe en donde al auditado no se le informe de los resultados de la auditoría (ejemplo: fraude )
* Derivado de la revisión se le debe dar seguimiento a los informes indicando campos de acción, responsables, fechas estimadas de ejecución
Informe
* El informe debe contener:
Hallazgos encontrados
Conclusiones
Recomendaciones
Cualquier otra información relevante ( revisión anterior o de la vigente que tenga que presentarse)
* En el caso de auditorías de seguimiento deberá existir la medición en el avance de las recomendaciones y observaciones de la auditoría anterior
* Se debe obtener la aprobación y el compromiso del líder de proyecto y/o director de área o dependencia del Informe Presentado
* Se den estipular planes de acción respecto del informe aprobado en caso de necesitarse y definir fechas estimadas de ejecución y como se realizará
* Los involucrados deberán conocer lo encontrado y los planes de acción a ejecutarse así como de los compromisos adquiridos
* Debe existir siempre evidencia en la entrega de los informes, los cuales deberán estar firmados por el auditor
* En cada nueva auditoría se debe realizar el seguimiento a los planes de acción pendientes. Los resultados de los planes de acción deben plasmarse en documentos y verificar si se cumplió con ellos en tiempo y forma
* Si por alguna razón las oportunidades de mejora y problemas detectados no fueron
Resueltos de la forma y en el tiempo establecido deberán indicarse las causas, motivos o circunstancias que provocaron dicha situación
Siempre debe haber un soporte documental de la auditoria que se realizó mediante el archivo de la documentación e información proporcionada por todos los involucrados
Deberá indicarse un índice, delimitarse un formato de los papeles de trabajo utilizados, de las marcas e índices utilizados durante toda la revisión
* El soporte documental incluye todos y cada uno de los documentos e información recabada durante el proceso de auditoría así como los documentos, comunicados o elementos de información recabada que ayudaron para emitir los informes
* Pueden dividirse en
Permanentes
Temporales
* Deberá de limitarse el tiempo de resguardo de los expedientes de acuerdo con la organización o con las disposiciones institucionales o gubernamentales existente.
*
Objetivo
* Contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como se deben realizar las auditorias a los procesos las cuales nos arrojen resultados para la mejora continua, determinando el cumplimiento de los indicadores establecidos en la organización.
Alcance
Definir objetivos
Planeación de las visitas
Alcance de auditoría
Criterios a revisar
Establecer a los involucrados
Designar a los responsables
Asignar recursos
Definir las actividades a realizar dependiendo del proceso a auditar
Cumplimiento de los parámetros o indicadores definidos
Informe
Observaciones para mejorar
Actores de la auditoria
* Normalmente la auditoria de Procesos se realiza por un consultor del proyecto, en compañía de un facilitador y/o líderes de procesos y/o líderes de cambio
* Los auditores deben ser independientes del proceso a auditar
* Pueden ser de carácter interno o externo
* Nadie puede auditar su propio trabajo
* El auditor es quien hace la revisión (capaz, capacitado, liderazgo)
* El auditado es a quien se le hace la revisión ( conocedor del proceso, disponibilidad, veracidad)
* En cada proceso deberán definirse los involucrados, responsables, líderes, auditores, asesores y la función de cada uno de ellos para el logro óptimo de los objetivos planteados al inicio de la auditoria
* Cuando existen manuales de organización y procedimientos en las organizaciones existen procesos en donde convergen más de dos departamentos y hay varias personas involucradas, en donde será importante delimitar las actividades de cada área y también las responsabilidades para la correcta evaluación de los procesos
* Para el desarrollo de la auditoria de procesos es vital que los involucrados estén informados de qué, cómo y cuándo se van a realizar las actividades, entrevistas, revisiones, informes de manera que puedan organizarse y participar activamente en el cumplimiento de los objetivos planteados al inicio de la misma.
DESARROLLO DE LA AUDITORIA
* Planeación y Programa
* Revisión
* Análisis y Registro
* Informes
* Seguimientos
* Documentación y Expedientes
* Planeación y Programa
* Revisión
* Análisis y Registro
* Informes
* Seguimientos
* Documentación y Expedientes
Planeación y Programa
Objetivos
Alcance
Criterios a revisar o fundamentos
Fechas de auditoria
Equipo
Personal
Material
Económico
*
Se debe informar a los auditores y a los auditados:
Programa autorizado
Responsabilidades de cada uno de los integrantes
Procesos a revisar
Entre otros
Revisión
* Para realizar la auditoria el proceso debe estar en funcionamiento
* Los involucrados deberán apoyar en los cuestionarios de información que se levantarán y en todos los datos, documentos e informes que puedan aportar
* Deberá realizarse una lista de verificación del proceso conforme a los lineamientos establecidos en el proceso que se revisa (cuestionario)
* Verificar si el proceso solo tiene un área o hay áreas de interconexión para delimitar funciones y responsabilidades
* Las entrevistas apoyarán a recabar información durante la revisión
* En el caso de que se necesiten opiniones de terceros involucrados, deberán solicitarse (ejemplo: área jurídica, estudios actuariales, médicos, etc.)
* Debe obtenerse evidencia competente y suficiente de lo que se está revisando
* Toda la información recabada se analiza y se evalúa con los criterios de revisión establecidos
* Durante el proceso de auditoría al realizar el análisis se precisará si la información y documentación es suficiente o el alcance debe ser mayor para obtener la información que se necesita
* Después de la revisión deben realizarse los informes correspondientes
Previos
De retroalimentación
Finales
Los cuales se irán comentado con el personal para obtener el informe final
* Debe establecerse un cierre de auditoría en el cual todos los elementos necesarios para la evaluación deben estar integrados en los expedientes correspondientes
* Lo que se detecta puede ser una oportunidad de mejora o un problema detectado, sustentado en las evidencias recabadas y en el juicio objetivo del auditor
* El informe que resulte debe ser del conocimiento del auditado y del auditor
* Solo en casos excepcionales podría resultar un informe en donde al auditado no se le informe de los resultados de la auditoría (ejemplo: fraude )
* Derivado de la revisión se le debe dar seguimiento a los informes indicando campos de acción, responsables, fechas estimadas de ejecución
Informe
* El informe debe contener:
Hallazgos encontrados
Conclusiones
Recomendaciones
Cualquier otra información relevante ( revisión anterior o de la vigente que tenga que presentarse)
* En el caso de auditorías de seguimiento deberá existir la medición en el avance de las recomendaciones y observaciones de la auditoría anterior
* Se debe obtener la aprobación y el compromiso del líder de proyecto y/o director de área o dependencia del Informe Presentado
* Se den estipular planes de acción respecto del informe aprobado en caso de necesitarse y definir fechas estimadas de ejecución y como se realizará
* Los involucrados deberán conocer lo encontrado y los planes de acción a ejecutarse así como de los compromisos adquiridos
* Debe existir siempre evidencia en la entrega de los informes, los cuales deberán estar firmados por el auditor
* En cada nueva auditoría se debe realizar el seguimiento a los planes de acción pendientes. Los resultados de los planes de acción deben plasmarse en documentos y verificar si se cumplió con ellos en tiempo y forma
* Si por alguna razón las oportunidades de mejora y problemas detectados no fueron
Resueltos de la forma y en el tiempo establecido deberán indicarse las causas, motivos o circunstancias que provocaron dicha situación
Siempre debe haber un soporte documental de la auditoria que se realizó mediante el archivo de la documentación e información proporcionada por todos los involucrados
Deberá indicarse un índice, delimitarse un formato de los papeles de trabajo utilizados, de las marcas e índices utilizados durante toda la revisión
* El soporte documental incluye todos y cada uno de los documentos e información recabada durante el proceso de auditoría así como los documentos, comunicados o elementos de información recabada que ayudaron para emitir los informes
* Pueden dividirse en
Permanentes
Temporales
* Deberá de limitarse el tiempo de resguardo de los expedientes de acuerdo con la organización o con las disposiciones institucionales o gubernamentales existente.
No hay comentarios:
Publicar un comentario