PARA LOS ESTUDIANTES DE SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

 ¿Que es el SIPE?

Es la integración de los servicios que brinda la Caja de Seguro Social, a través de una plataforma tecnológica, amigable y segura, tendiente a agilizar las diferentes transacciones que realizan los usuarios; facilitando a los empleadores: la afiliación de sus trabajadores, el aviso de entrada de éstos, la elaboración y presentación de la planilla mensual para declaración de trabajadores y el reporte de salarios, debidamente refrendadas con la Firma Digital y el recibo inmediato de la facturación, todo esto vía Web sin necesidad de realizarlo en forma presencial en las instalaciones de la Institución, lo que a su vez permite: la acreditación inmediata de cuotas en la cuenta individual e Historial Laboral de los trabajadores, el trámite expedito de la prestaciones que soliciten, ya sea por enfermedad común, por Riesgos Profesionales, las de vejez , invalidez o muerte y otras a las que puedan tener derecho.

¿Quiénes utilizarán el SIPE?

Inicialmente todo empleador, persona natural o jurídica, estatal y doméstico, con trabajadores a su servicio. Para ello, utilizará las respectivas claves de usuario, contraseñas y firmas digitales.

 ¿Qué beneficios brinda el SIPE y a quién?

 El SIPE brinda beneficios a los empleadores (público, privado o doméstico) en forma directa, ya que desde la computadora de su empresa, oficina, casa o lugar de su preferencia, puede realizar las transacciones de sus empleados o trabajadores ante la Caja de Seguro Social; esto implica que no tiene la necesidad de desplazarse a las Instalaciones de la Institución, con el consiguiente ahorro en horas hombres laborales y gastos de transporte.

Este sistema admite que toda cuota que se aporte a favor de un trabajador sea acreditada en forma directa y oportuna a su cuenta individual y que todos los cambios o novedades que tenga el asegurado a lo largo de su vida, queden registrados en su Historia Laboral de manera integral, lo que a su vez permitirá que pueda obtener los beneficios que otorga la Caja de Seguro Social en forma integra y oportuna.

Principales beneficios del SIPE:

• Permite transacciones vía Web desde la oficina, negocio o lugar de preferencia, para todo tipo de empleador.

• Elimina la gestión presencial y la formación de largas filas, ahorrándole tiempo y dinero al empleador.

• Validación de las generales del trabajador a través del Tribunal Electoral.

• Extensión del calendario de presentación y pago de la planilla mensual. La presentación se extiende hasta el día 20 de cada mes, y el pago puede realizarse a partir de la presentación de la planilla hasta el último día del mes al que corresponda.

• Recibo inmediato de la facturación una vez efectuada la declaración de la planilla mensual.

• Confirmación de pagos tan pronto estos se realicen y consulta de su estado de cuentas.

• Trámite inmediato del Paz y Salvo una vez efectuado el pago mensual.

• Actualización inmediata de la cuenta individual de los asegurados.

• Conformación de la historia laboral del empleador y del asegurado.

• Disminución del tiempo de trámite en prestaciones económicas.

• Para empleadores con alto número de trabajadores y/o con facilidades tecnológicas, permite la transferencia de información vía Web Services desde el sistema de planilla con que cuente el empleador.

 ¿Qué transacciones puede realizar el empleador vía internet?

Luego de obtenida la Firma Digital, el empleador podrá realizar las siguientes transacciones:

a. Afiliar a sus nuevos trabajadores
Esta transacción la ha de realizar al momento de la contratación de nuevos trabajadores. Esta opción permite que al momento de la afiliación se valide la información del trabajador, a través de su número de cedula de identidad personal con el Tribunal Electoral, lo que a su vez evita errores en la captura de datos y garantiza que las correspondientes cuotas de cada uno de sus empleados o trabajadores sea acreditada en forma correcta en su respectiva cuenta individual, asegurando así la agilidad e integridad de las prestaciones económicas a las cuales pueda tener derecho en el futuro.

b. Presentar el Aviso de Entrada de los nuevos trabajadores
Tan pronto lleve a cabo la contratación de nuevos empleados o trabajadores, le permite hacer el reporte del Aviso de Entrada y con esto garantizar que ese trabajador se encuentre debidamente afiliado, y en caso de no estar previamente afiliado, proceder con su afiliación.

c. Declarar las novedades que de la empresa
En caso de cambios de alguna de las generales del propio empleador (dirección, teléfono, correo electrónico y otras) puede realizarlas sin necesidad de buscar, llenar ni presentar formulario alguno).

d. Presentar la planilla mensual de declaración de trabajadores y salarios.
En la primera planilla que se presente a través de SIPE, se han de declarar todos los empleados o trabajadores que laboren para la empresa. Con la declaración y envío del Aviso de Entrada incorpora al empleado o trabajador a su planilla, luego de ello podrá elaborar, verificar corregir de ser necesario y enviar la planilla mensual con la declaración de los salarios pagados a sus trabajadores.

e. Obtener la facturación de la planilla mensual.
Tan pronto efectúe la declaración de la planilla mensual, con tan solo cambiar de Menú en la plataforma del SIPE, puede obtener el valor de su facturación; igualmente de manera inmediata puede proceder al pago de las correspondientes cuotas empleado- empleador. Obtenida la facturación mensual, en el evento de detectar algún error en su declaración, puede llevar a cabo la debida corrección y posterior pago. En caso de detectar algún error con posterioridad al pago, a través de la plataforma en el menú correspondiente hará las declaraciones de las sumas pagadas de menos y en el menú de créditos patronales hará la solicitud de las sumas pagadas demás.

 ¿Qué fases incluye el SIPE?

 El SIPE incluye las siguientes etapas:

Etapa 1: Se dará inicio con esta etapa, que contiene las facilidades de acceso a la plataforma del SIPE y la entrega de la Firma Digital a los empleadores, continuando con las siguientes etapas.

Etapa 2: Inscripción y Afiliación.

Etapa 3: Aviso de Entrada y Novedades.

Etapa 4: Declaración y Facturación de la Planilla mensual y complementarias.

Etapa 5: Facturación y Solicitudes de Prestaciones Económicas de Corto y Largo Plazo y de Riesgos Profesionales.

Estas etapas, que podrá realizar el empleador, serán puestas en ejecución paulatinamente y comunicadas en su oportunidad.

¿A partir de cuando el empleador puede utilizar el SIPE?

El empleador podrá hacer uso de las facilidades que le ofrece el SIPE a partir del momento de la firma y entrega del contrato para el uso de la firma digital, el cual le será suministrado por la Institución. Con el Usuario y Contraseña que se le facilitará el patrono descarga la firma digital que le identificará en el SIPE.

A partir del 21 de octubre de 2011 la Caja de Seguro Social inició la afiliación de empleadores al SIPE, para ello llevó a cabo la distribución de contratos para el uso de la firma digital a un total de 1,000 empleadores; la labor de distribución de estos contratos continuará en forma progresiva hasta cubrir el total de los empleadores activos, a nivel nacional. Para ello se estarán haciendo las correspondientes comunicaciones escritas, telefónicas, medios de comunicación radiales, televisivas y escritas.